Office Coordinator

Konnichiwa!

Kim jesteśmy?

Od 2017 roku pomagamy dużym, międzynarodowym organizacjom najpierw zrozumieć własne procesy, a potem je zautomatyzować. Doradzamy, wdrażamy i szkolimy: RPA, GenAI, Document Understanding, Task Mining i inne technologie low-code. Jesteśmy UiPath Diamond Partner. Nie automatyzujemy dla samego automatyzowania – powtarzalna, ręczna praca zjada czas ludzi i potrafi ich wypalić. Naszą misją jest oddać im ten czas.

Jest nas ponad 40 Samurajów, głównie w Krakowie, ze spółkami na Litwie i w USA. Cenimy dobrą organizację, ale do korporacyjnej sztywności nam daleko: Xbox, pies pod biurkiem i ekipa, z którą po prostu dobrze się pracuje.

Mamy kodeks, a w nim dwie nienaruszalne zasady:#NoBullshit — mówimy otwarcie, co myślimy. Sobie i klientom. Wolimy odmówić automatyzacji źle działającego procesu, niż sprzedać projekt bez realnej wartości.#NoAssholes — ego nie przechodzi u nas rekrutacji, choćby przy najlepszym CV. Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która zostanie głównym opiekunem naszego krakowskiego Dojo (biura) i zadba o to, żeby wszystko działało sprawnie każdego dnia.

Jeżeli lubisz organizować, koordynować, dopinać tematy na ostatni guzik i czerpiesz satysfakcję z tego, że dzięki Tobie inni mogą spokojnie skupić się na swojej pracy, to możliwe, że szukamy właśnie Ciebie.

To stanowisko dla osoby, która chce długofalowo rozwijać się w obszarze administracji i office managementu, a nie traktuje tej roli jako przystanku w drodze do czegoś zupełnie innego.

Kogo nie szukamy?

Nie szukamy osoby, która działa wyłącznie na podstawie listy zadań i czeka, aż ktoś wskaże jej kolejny krok.

Szukamy kogoś, kto lubi brać odpowiedzialność za swoje obszary, zauważa problemy, proponuje rozwiązania i potrafi samodzielnie doprowadzać tematy do końca. Za co będziesz odpowiadać?

Zarządzanie biuremcodzienne funkcjonowanie biura – zadbasz o to, żeby nasze krakowskie Dojo działało sprawnie, było dobrze wyposażone i gotowe na potrzeby zespołu, monitorując zapasy oraz organizując niezbędne zakupy.dostawcy, utrzymanie i wyposażenie biura – będziesz wyszukiwać i porównywać dostawców, koordynować naprawy i prace serwisowe, kontaktować się z zarządcą budynku oraz dbać o sprzęt i wyposażenie biura.korespondencja i organizacja administracyjna – zajmiesz się obsługą poczty i przesyłek kurierskich oraz prowadzeniem ewidencji i inwentaryzacji wyposażenia.

Administracja i dokumentacjaobieg dokumentów – zadbasz o sprawny przepływ dokumentów w firmie, ich archiwizację i porządek w dokumentacji.bieżąca administracja – zajmiesz się firmową skrzynką mailową i innymi tematami administracyjnymi potrzebnymi w codziennym funkcjonowaniu firmy.

Wydarzenia, podróże i inicjatywy pracowniczewydarzenia firmowe – będziesz kompleksowo organizować integracje i inne wydarzenia wewnętrzne.szkolenia w biurze – zadbasz o logistykę szkoleń organizowanych w naszym biurze, w tym przygotowanie przestrzeni, catering i kwestie organizacyjne.podróże służbowe – zorganizujesz delegacje pracowników: transport, noclegi i pozostałe elementy podróży.upominki i ważne okazje – zadbasz o pakiety powitalne, prezenty pożegnalne oraz upominki z okazji urodzin, rocznic pracy, ślubów, narodzin dzieci i innych ważnych wydarzeń.akcje charytatywne – będziesz koordynować firmowe inicjatywy charytatywne i angażować zespół w ich realizację.wsparcie procesów HR – wesprzesz zespół w działaniach związanych m.in. z onboardingiem i offboardingiem pracowników oraz organizacją procesów rekrutacyjnych.

Czego oczekujemy?minimum roku doświadczenia w administracji biurowej, office management lub na podobnym stanowisku, bardzo dobrej organizacji pracy i umiejętności ustalania priorytetów, samodzielności i odpowiedzialności za własny obszar, proaktywnego podejścia i chęci usprawniania procesów, komunikatywności i łatwości w budowaniu relacji, znajomości języka angielskiego na poziomie minimum B2,dobrej znajomości pakietu Microsoft Office, gotowości do pracy stacjonarnej w biurze przez minimum 3-4 dni w tygodniu.

Mile widzianedoświadczenie w organizacji wydarzeń, szkoleń lub wyjazdów, zainteresowanie automatyzacją procesów i nowymi technologiami.

Co oferujemy?

Wynagrodzenie i forma współpracywynagrodzenie od 5 500 do 7 000 zł brutto, dopasowane do Twojego doświadczenia i umiejętności, dowolna forma współpracy (UoP, B2B lub UZ) z możliwością przejścia na czas nieokreślony po 6-miesięcach, wymiar czasu pracy dopasowany do Ciebie, w tym opcja 1/2 lub 3/4 etatu, model hybrydowy łączący 3–4 dni w biurze z pracą z domu w pozostałe dni, elastyczne godziny pracy - start dnia między 7:00 a 10:00.

Twój czas i zdrowie26 dni urlopu dla każdego, niezależnie od stażu i wybranej formy umowy, voucher na wakacje po 3 latach wspólnej pracy,7-godzinny dzień pracy po 5 latach i awansie na Seniora, z zachowaniem pełnego wynagrodzenia i tego samego zakresu obowiązków, dofinansowanie do karty MultiSport oraz prywatnej opieki medycznej.

Rozwójbudżet na szkolenia i certyfikacje, m.in. UiPath, dofinansowanie lekcji angielskiego na platformie Preply, gdzie uczysz się w swoim tempie i z wybranym lektorem, dofinansowanie studiów podyplomowych, jeśli są zgodne z Twoim stanowiskiem i ścieżką rozwoju, wewnętrzne warsztaty z AI i automatyzacji, u nas każdy może zbudować własnego bota, niezależnie od stanowiska, projekty dla międzynarodowych marek, pozwalające poznawać ich procesy od środka i działać na dużą skalę.

Biuro i ludziebrak dress code'u i biuro pet-friendly – pies pod biurkiem to u nas norma, xbox, piłkarzyki, dobra kawa i owoce, parking i prysznice dla rowerzystów, wyjazdy integracyjne i nieformalne rytuały, od codziennej kawy po Just Dance, prezenty na ważne życiowe wydarzenia - urodziny, ślub czy powiększenie rodziny. ==== PROCES REKRUTACJI ====I. Aplikacja - Wyślij nam swoje CV przez formularz.

II. Zadanie praktyczne - Jeśli zaprosimy Cię do kolejnego etapu, otrzymasz krótkie zadanie online sprawdzające dokładność i sposób myślenia. Jego wykonanie zajmie około 1–2 godzin.

III. Rozmowa - Spotkamy się w naszym biurze w Krakowie lub online. Poznasz swojego przyszłego przełożonego, dowiesz się więcej o roli i będziesz mieć przestrzeń na swoje pytania.

IV. Decyzja i feedback - Po zakończeniu procesu wrócimy do Ciebie z decyzją. Feedback dostaniesz niezależnie od wyniku.