Admin & Financial Operations Expert

Co warto o nas wiedzieć? HR Hints to innowatorzy konsultingu i zarządzania. Interim Managerowie od ludzi, kultury organizacyjnej, zmiany, transformacji, procesów, którzy optymalizują pracę zespołów, układają kulturę organizacyjną firm i instytucji pod efektywność działania, pokazując przy tym, że da się połączyć interesy biznesu, liderów, managerów i dbając przy tym o pracowników. W ciągu ostatnich 4 lat funkcjonowania wsparliśmy już ponad 300 spółek z 12 krajów, otrzymując wyróżnienia i nagrody m.in. od Forbes, Venteur, World Business Chicago, Techrise, My Company, Business Insidera czy Onetu, a na powtarzalnych mechanizmach ludzkich oparliśmy swoją autorską metodologię układania kultur organizacyjnych Culturivy®, którą opisaliśmy i wydaliśmy w książce: “Culturivy: The Power of Changing a Workplace”, która ukazała się drukiem w 2023 w USA. Culturivy® Institute prowadzi podcast '

Ludzie z pracy' oraz Akademię Lepszej Pracy – miejsce, w którym pracownicy, liderzy i menedżerowie mogą rozwijać swoją relację z pracą i ludźmi w pracy. Efekty naszych prac pokazują nie tylko, że biznesowy HR można skalować, ale też, że praktyczne, operacyjnie wykonywane zmiany ludzkie w organizacjach są dzisiaj nie tylko konieczne, ale też możliwe. Biorąc pod uwagę, że pracujemy na styku wprowadzania zmiany, rynku pracy i consultingu, czyli wszystkiego, czego ludzie nie lubią :), nie możemy czasami wyjść ze zdumienia (ale i wdzięczności!), że ludzie chcą słuchać i wdrażać w swoich zespołach to, co mówimy i co w coraz większej skali robi nasza firma. Pracujemy przede wszystkim i głównie dla właścicieli i zarządów, którzy zwykle pierwsi widzą, że systemy ludzkie nie odbijają problemów - zarówno dla tych “z list Forbesa”, ale równie często takich, którzy nie układali nigdy u siebie obszaru ludzkiego i chcieliby się tym zająć po raz pierwszy. Żeby dobrze obsługiwać i wspierać naszych klientów, sami musimy być bardzo dobrze zorganizowani wewnętrznie. Dlatego szukamy osoby, która przejmie odpowiedzialność za nasze codzienne Administration & Financial Operations - od onboardingu współpracowników i umów, przez faktury, płatności i rozliczenia, po narzędzia, dokumentację i usprawnianie procesów. To rola dla osoby, która lubi mieć porządek w danych, dokumentach i procesach, a jednocześnie dobrze odnajduje się w środowisku o wysokim tempie pracy. Działamy szybko, sprawnie podejmujemy decyzje i tego samego oczekujemy od Operations - szybkiego łapania kontekstu, przechodzenia do działania i domykania tematów bez tracenia dokładności. Na czym polega ta rola?prowadzisz cały cykl współpracy z naszymi współpracownikami - od przygotowania umów B2B, aneksów i dokumentów oraz wdrożenia, przez bieżące zmiany, aż po zakończenie współpracy; koordynujesz komunikację, podpisy, konsultacje prawne i dbasz o prawidłową dokumentację; dbasz o sprawne działanie naszej administracji - sprzęt, akcesoria, benefity, narzędzia, dostawy i wszystkie operacyjne elementy potrzebne zespołowi do codziennej pracy; koordynujesz obieg dokumentów finansowych i współpracę z księgowością - pilnujesz faktur kosztowych i sprzedażowych, dokumentów, wyjaśnień oraz miesięcznego zamknięcia; prowadzisz bieżące płatności i rozliczenia - przelewy, wynagrodzenia, delegacje, zwroty kosztów, rozliczenia z dostawcami oraz kontrolę należności; dbasz o porządek i systemowość naszych Operations - pilnujesz kompletności dokumentacji, budujesz i aktualizujesz rejestry umów, dostawców i dokumentów korporacyjnych, tworzysz procedury, instrukcje i bazę wiedzy oraz szukasz rozwiązań i automatyzacji, które ograniczają manualną pracę; organizujesz i koordynujesz nasze Cokwartalne Złapki, podczas których spotykamy się z naszymi konsultantami - integrujemy się, szkolimy i rozwijamy naszą kulturę. Jak wygląda codzienna praca?pracujesz blisko z osobami zarządzającymi HR Hints - dostarczasz dane, pilnujesz operacyjnej strony decyzji i przejmujesz ich realizację tam, gdzie dotyczą finansów, ludzi i wewnętrznej organizacji; pracujesz z całym zespołem - jesteś osobą, do której trafiają tematy związane z umowami, sprzętem, benefitami, delegacjami, kosztami czy dokumentami i sprawiasz, że są sprawnie domykane; pracujesz z naszymi zewnętrznymi partnerami - przede wszystkim księgowością, prawnikami, dostawcami benefitów, narzędzi i innych usług; pilnujesz terminów, dokumentów i pieniędzy - nie tylko wykonujesz pojedyncze zadania, ale widzisz cały proces i wyłapujesz rzeczy, które wymagają działania, zanim ktoś będzie musiał Ci o nich przypomnieć; duża część Twojej pracy jest przewidywalna i cykliczna, ale równie ważna jest umiejętność reagowania na rzeczy, które pojawiają się ad hoc; nie chcemy tylko obsługiwać operations – chcemy je cały czas usprawniać, dlatego liczymy, że będziesz zauważać nieefektywności, proponować rozwiązania, automatyzować i porządkować procesy.

Czego potrzebujesz, żeby dobrze się odnaleźć?doświadczenia w Administration / People Operations / Finance Operations albo podobnej roli, w której odpowiadałaś/eś za kilka procesów jednocześnie; w tym umowy B2B, aneksy, onboarding i offboarding, dokumentacja współpracowników, itp.doświadczenia w pracy z dokumentami finansowymi, fakturami, płatnościami, rozliczeniami i księgowością - nie szukamy księgowej/księgowego, ale potrzebujemy osoby, która rozumie ten obszar i nie boi się liczb; szybkości w działaniu - pracujemy w wysokim tempie, dlatego potrzebujemy osoby, która szybko łapie kontekst, sprawnie przechodzi od decyzji do działania i domyka tematy bez tracenia dokładności; bardzo dobrej znajomości Excela / Google Sheets i swobody w pracy na danych oraz liczbach; angielskiego na poziomie min. B2. Co oferujemy w HR Hints?środowisko, w którym trudno utknąć w miejscu: rozwój, próbowanie, uczenie się na wielu sukcesach i błędach, regularny feedback, dużo nauki, wsparcie zespołu i wymiana wiedzy, współpracę z prawdziwymi Game Changerami konsultingu i biznesowego HRu, realny wpływ na to, co się dzieje wewnętrznie, kontrakt B2B, wynagrodzenie 14 000 - 17 000 PLN netto + VAT miesięcznie; pracę w modelu zdalnym lub hybrydowym (biuro w Krakowie),nielimitowane płatne przerwy w świadczeniu usług, Maca do użytku prywatnego i służbowego, środowisko G-Suite, Notion, Slack do bieżącej pracy,100% finansowania zajęć/konsultacji z języka angielskiego (Fluentbe lub szkoła językowa do wyboru w tym samym budżecie),100% finansowania opieki medycznej (Inter

Polska)elastyczny czas pracy, praca w regularnym rytmie (cotygodniowym) podsumowywania i planowania efektów działań przy dużej elastyczności i samodzielności: 0 mikrozarządzania, 0 rozliczania godzin, 0 sprawdzania logów oraz 100% odpowiedzialności, 100% własności tematu i 100% koncentracji na celu, czyli wsparciu naszych partnerów.

Brzmi jak coś dla Ciebie?

Jeśli jesteś osobą szybką, świetnie zorganizowaną, lubisz liczby i porządek, a największą satysfakcję daje Ci sytuacja, w której wszystko jest dopięte, działa sprawnie i nie trzeba Ci przypominać, co jest do zrobienia - wyślij swoje CV i porozmawiajmy!