Sekretariat / persönliche Assistenz

Über uns

Die GWG Düsseldorf ist ein fachlich spezialisiertes Institut im Bereich familienpsychologischer Sachverständigentätigkeit. Wir erstellen Gutachten für Familiengerichte und arbeiten an der Schnittstelle von Psychologie, Recht, Familie und Kinderschutz.

Unser Team besteht aus erfahrenen Sachverständigen, freien Mitarbeitenden und Werkstudentinnen. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir ab sofort eine zuverlässige, strukturierte und engagierte Persönlichkeit für unser Sekretariat / unsere persönliche Assistenz in Teilzeit oder Vollzeit.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen uns bei allen organisatorischen, administrativen und vorbereitenden Tätigkeiten im Institutsalltag.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• allgemeine Büroorganisation und klassische Sekretariatsaufgaben
• Terminplanung und Terminkoordination
• Kommunikation mit Gerichten, Verfahrensbeteiligten, Jugendämtern und weiteren Institutionen
• Bearbeitung von Posteingang und Postausgang
• Aktenanlage, Aktenpflege und digitales Dokumentenmanagement
• Vorbereitung, Strukturierung und Ablage von Unterlagen
• Unterstützung bei Rechnungen, Fristen und organisatorischen Abläufen
• Arbeit mit digitalen Tools, Online-Diensten und KI-gestützten Anwendungen
• Unterstützung der Institutsleitung im Sinne einer persönlichen Assistenz

Ihr Profil

Wir freuen uns über Bewerbungen von Personen mit einer abgeschlossenen Ausbildung oder einschlägiger Erfahrung im Sekretariats-, Verwaltungs- oder Assistenzbereich.

Besonders passend sind zum Beispiel:

• Rechtsanwaltsfachangestellte
• Steuerfachangestellte
• Kaufleute für Büromanagement
• medizinische Fachangestellte mit Organisationserfahrung
• Personen mit vergleichbarer Sekretariats-, Verwaltungs- oder Assistenzerfahrung

Wichtig ist uns nicht nur der formale Abschluss, sondern vor allem eine sorgfältige, verlässliche und strukturierte Arbeitsweise.

Das bringen Sie mit

• sehr sorgfältige, genaue und gewissenhafte Arbeitsweise
• Sie verfügen über Organisationstalent und bringen die Fähigkeit mit, ein kleines Sekretariats- und Assistenzteam fachlich zu koordinieren, Aufgaben zu strukturieren und Abläufe zuverlässig im Blick zu behalten.
• hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• sichere Rechtschreibung
• Freude an Organisation, Struktur und klaren Abläufen
• Lernbereitschaft und Interesse an neuen Themen
• Flexibilität im Arbeitsalltag
• freundliches, verbindliches Auftreten
• gute digitale Grundkenntnisse
• Offenheit für Online-Tools, digitale Arbeitsprozesse und KI-gestützte Anwendungen

Da wir mit sensiblen familiengerichtlichen Verfahren arbeiten, setzen wir einen besonders sorgfältigen und vertraulichen Umgang mit Akten, Informationen und Kommunikation voraus.

Wir bieten

• eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit
• eine Stelle in Teilzeit oder Vollzeit
• einen Einstieg ab sofort
• Einblick in ein spannendes und gesellschaftlich relevantes Arbeitsfeld
• ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• strukturierte Einarbeitung
• moderne digitale Arbeitsprozesse
• die Möglichkeit, Aufgaben eigenständig mitzugestalten
• langfristige Zusammenarbeit bei guter Passung

Weitere Informationen

Arbeitsort

Düsseldorf

Bewerbung

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit:

• kurzem Anschreiben
• Lebenslauf
• relevanten Zeugnissen
• Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen
• möglichem Eintrittstermin

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an:

[email protected]

Bei Rückfragen können Sie sich gerne an uns wenden.