Sekretariat / persönliche Assistenz

GWG – Gesellschaft für wissenschaftliche Gerichts- und Rechtspsychologie Salzgeb Zobacz wszystkie oferty

Düsseldorf

4 miesiące temu

W skrócie

GWG Düsseldorf seeks an administrative assistant/personal assistant (part-time/full-time) in Düsseldorf. Responsibilities include office organization, scheduling, communication, document management, and supporting management. Requires organizational talent, reliability, discretion, and digital skills.

Słowa kluczowe

office organization scheduling document management digital tools AI applications

Skrót przygotowany przez AI na podstawie treści ogłoszenia.

Über uns

Die GWG Düsseldorf ist ein fachlich spezialisiertes Institut im Bereich familienpsychologischer Sachverständigentätigkeit. Wir erstellen Gutachten für Familiengerichte und arbeiten an der Schnittstelle von Psychologie, Recht, Familie und Kinderschutz.

Unser Team besteht aus erfahrenen Sachverständigen, freien Mitarbeitenden und Werkstudentinnen. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir ab sofort eine zuverlässige, strukturierte und engagierte Persönlichkeit für unser Sekretariat / unsere persönliche Assistenz in Teilzeit oder Vollzeit.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen uns bei allen organisatorischen, administrativen und vorbereitenden Tätigkeiten im Institutsalltag.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

allgemeine Büroorganisation und klassische Sekretariatsaufgaben
Terminplanung und Terminkoordination
Kommunikation mit Gerichten, Verfahrensbeteiligten, Jugendämtern und weiteren Institutionen
Bearbeitung von Posteingang und Postausgang
Aktenanlage, Aktenpflege und digitales Dokumentenmanagement
Vorbereitung, Strukturierung und Ablage von Unterlagen
Unterstützung bei Rechnungen, Fristen und organisatorischen Abläufen
Arbeit mit digitalen Tools, Online-Diensten und KI-gestützten Anwendungen
Unterstützung der Institutsleitung im Sinne einer persönlichen Assistenz

Ihr Profil

Wir freuen uns über Bewerbungen von Personen mit einer abgeschlossenen Ausbildung oder einschlägiger Erfahrung im Sekretariats-, Verwaltungs- oder Assistenzbereich.

Besonders passend sind zum Beispiel:

Rechtsanwaltsfachangestellte
Steuerfachangestellte
Kaufleute für Büromanagement
medizinische Fachangestellte mit Organisationserfahrung
Personen mit vergleichbarer Sekretariats-, Verwaltungs- oder Assistenzerfahrung

Wichtig ist uns nicht nur der formale Abschluss, sondern vor allem eine sorgfältige, verlässliche und strukturierte Arbeitsweise.

Das bringen Sie mit

sehr sorgfältige, genaue und gewissenhafte Arbeitsweise
Sie verfügen über Organisationstalent und bringen die Fähigkeit mit, ein kleines Sekretariats- und Assistenzteam fachlich zu koordinieren, Aufgaben zu strukturieren und Abläufe zuverlässig im Blick zu behalten.
hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Diskretion und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen
gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
sichere Rechtschreibung
Freude an Organisation, Struktur und klaren Abläufen
Lernbereitschaft und Interesse an neuen Themen
Flexibilität im Arbeitsalltag
freundliches, verbindliches Auftreten
gute digitale Grundkenntnisse
Offenheit für Online-Tools, digitale Arbeitsprozesse und KI-gestützte Anwendungen

Da wir mit sensiblen familiengerichtlichen Verfahren arbeiten, setzen wir einen besonders sorgfältigen und vertraulichen Umgang mit Akten, Informationen und Kommunikation voraus.