Fachkraft für Projekt- und Dokumentenmanagement (m/w/d)

Einleitung

Wir, die Balance Projektmanagement & Consulting GmbH, steuern Großprojekte im Infrastrukturbereich: Schiene, Energie, Verkehr. In enger Partnerschaft mit einer führenden Bau- und Vergaberechtskanzlei begleiten wir Auftraggeber und Auftragnehmer von der Vertragsgestaltung bis zur Abnahme.

Unsere Projektmanager:innen arbeiten an einigen der größten Infrastrukturvorhaben Deutschlands. Damit sie sich voll auf Claims, Nachträge und Verträge konzentrieren können, brauchen sie jemanden, der ihnen den Rücken freihält: Jemanden, der Dokumente im Griff hat, Prozesse am Laufen hält und dafür sorgt, dass nichts untergeht. Das bist du.

Standorte: Berlin, Hamburg, Köln, München, Hannover und bald auch in Münster | Hybrides Arbeitsmodell

Aufgaben

• Du bist die zentrale Anlaufstelle für unser Dokumentenmanagement: Du sorgst dafür, dass Verträge, Nachträge, Behinderungsanzeigen, Protokolle und Schriftverkehr sauber erfasst, versioniert und jederzeit auffindbar sind. Wenn unser Projektmanager um 20 Uhr ein Dokument braucht, findet er es, weil du das System dahinter aufgebaut hast.
• Du unterstützt unsere Projektmanager:innen im operativen Tagesgeschäft: Terminkoordination, Fristenmanagement, Vorbereitung von Besprechungen und Präsentationen, Nachverfolgung von Aufgaben. Du bist die Person, die den Überblick behält, wenn alle anderen im Projekt stecken.
• Du verantwortest die Pflege unserer Projektdatenbanken und -systeme: Du arbeitest mit Tools wie DOXIS, iTWO, MS Project, Primavera oder SAP und stellst sicher, dass unsere Projektdaten aktuell, konsistent und belastbar sind. Deine Daten sind die Grundlage für Entscheidungen, die über Millionen entscheiden.
• Du erstellst Reports, Auswertungen und Statusberichte: Ob Kostenübersichten, Terminpläne oder Claim-Tracker: Du bereitest komplexe Informationen so auf, dass sie für Projektleitung, Auftraggeber und Geschäftsführung auf einen Blick verständlich sind.
• Du kümmerst dich um die kaufmännische Projektadministration: Rechnungsprüfung, Beauftragungen, Leistungsnachweise, Mittelabflusskontrollen: Du stellst sicher, dass die Zahlen stimmen und nichts liegen bleibt.
• Du bist die Brücke zwischen Technik, Recht und Organisation: Du musst kein Ingenieur und kein Jurist sein, aber du verstehst genug von beiden Welten, um die richtigen Dokumente den richtigen Leuten zur richtigen Zeit bereitzustellen.

Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, z.

B. als Industriekauffrau/-mann, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Bautechniker:in, Technische/r Zeichner:in oder vergleichbar. Ein Studium ist nicht erforderlich.

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise im Projektumfeld, in der Baubranche, bei einem Infrastrukturbetreiber oder in einer Kanzlei.
• Du bist ein Organisationstalent: Du jonglierst mehrere Projekte gleichzeitig und verlierst trotzdem nicht den Überblick. Fristen vergisst du nicht, du erinnerst andere daran.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und PowerPoint. Erfahrung mit einem oder mehreren der folgenden Tools ist ein echtes Plus: DOXIS, iTWO, MS Project, Primavera, SAP, DATEV.
• Technische oder juristische Grundkenntnisse sind von Vorteil: Ob du aus der Bauadministration, dem Vertragsmanagement oder der kaufmännischen Projektsteuerung kommst, ist uns gleich. Hauptsache, du verstehst, worum es in unseren Projekten geht.
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise: In unserem Geschäft kann ein fehlendes Dokument oder eine verpasste Frist Millionen kosten. Dein Auge fürs Detail ist dein größtes Asset.
• Kommunikationsstärke: Du sprichst mit Bauingenieuren, Anwälten, Auftraggebern und Behörden und findest für jeden den richtigen Ton.
• Deutsch fließend, Englisch ist ein Plus.

Wir bieten

• Projekte mit Bedeutung: Du arbeitest nicht an irgendeiner internen Ablage, sondern an Deutschlands größten Infrastrukturprojekten. Deine Arbeit hat Wirkung.
• Wertschätzung für deine Rolle: Bei uns ist Dokumentenmanagement keine Zuarbeit zweiter Klasse, sondern das Rückgrat jedes erfolgreichen Claims. Ohne dich funktioniert unser Kerngeschäft nicht und das wissen wir.
• Hybrides Arbeitsmodell: Büro und Homeoffice im Wechsel, so wie es zu deinem Leben passt.
• Juristische Partnerschaft: Du arbeitest in einem Umfeld, in dem Ingenieure und Anwälte zusammenarbeiten. Das ist spannender als jede reine Verwaltungsrolle.
• Gestaltungsspielraum: Wir sind in der Aufbauphase, du kannst unsere Dokumentenmanagement-Prozesse, Vorlagen und Standards mitgestalten, statt nur bestehende Systeme zu befüllen.
• Flache Hierarchie: Kurze Wege, direkter Austausch, kollegiales Miteinander. Hier kennt jeder jeden.
• Entwicklungsperspektive: Wer sich weiterentwickeln möchte Richtung Projektsteuerung, Vertragsmanagement oder Teamleitung bekommt bei uns die Chance dazu.