Specjalista / Specjalistka ds. rozliczeń i administracji finansowej – 1/2 etatu

confidential Zobacz wszystkie oferty

Chorzów

W skrócie

Part-time (20h/week) Finance and Administration Specialist in Chorzów. Responsibilities include invoicing, payment preparation, document control, reconciliation, and cooperation with an accounting office. Requires 2+ years of experience, Excel skills, and knowledge of invoicing/KSeF.

Słowa kluczowe

invoicing accounting Excel KSeF financial administration reconciliation payment processing

Skrót przygotowany przez AI na podstawie treści ogłoszenia.

Specjalista / Specjalistka ds. rozliczeń i administracji finansowej – 1/2 etatu

Miejsce pracy: Chorzów Wymiar czasu pracy: 1/2 etatu – 20 godzin tygodniowo Rodzaj umowy: umowa o pracę Tryb pracy: stacjonarny Godziny pracy: regularnie od poniedziałku do piątku, preferowane około 4 godzin dziennie; dokładne godziny ustalimy wspólnie

O nas

Grupa WEISS zarządza własnym portfelem nieruchomości komercyjnych i mieszkaniowych, zlokalizowanych głównie w Katowicach, Chorzowie i Mikołowie.

Jesteśmy niewielkim, stabilnym zespołem. Pracujemy bez rozbudowanej hierarchii, a decyzje podejmujemy szybko i bezpośrednio.

Pełną księgowość naszych spółek prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe. Po naszej stronie pozostają między innymi: fakturowanie, przygotowanie płatności, kontrola dokumentów, uzgadnianie rozrachunków oraz przekazywanie kompletnych danych do księgowości.

Szukamy osoby, która przejmie samodzielną odpowiedzialność za ten obszar i zadba o jego terminowe oraz uporządkowane funkcjonowanie.

Zakres obowiązków

wystawianie faktur sprzedażowych dla najemców i pozostałych kontrahentów;
przygotowywanie cyklicznych naliczeń dotyczących czynszów, opłat eksploatacyjnych, mediów i pozostałych usług;
aktualizowanie harmonogramu fakturowania na podstawie umów, aneksów i uzgodnionych zmian;
wystawianie korekt oraz obsługa dokumentów w KSeF;
przyjmowanie, opisywanie i przypisywanie faktur kosztowych do właściwych spółek oraz nieruchomości;
kontrolowanie kompletności dokumentów i pozyskiwanie brakujących faktur;
przygotowywanie płatności i kontrolowanie terminów ich realizacji;
uzgadnianie sald, rozrachunków oraz rozliczeń pomiędzy spółkami;
wyjaśnianie nadpłat, niedopłat i rozbieżności w dokumentach;
przygotowywanie zestawień należności oraz kontakt z kontrahentami w sprawie zaległych płatności;
przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do skierowania spraw windykacyjnych do kancelarii prawnej;
bieżąca współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym;
przygotowywanie kompletnego pakietu dokumentów na zamknięcie miesiąca;
informowanie właściciela o nieprawidłowościach, brakach i sprawach wymagających decyzji;
prowadzenie terminów i zadań w Asanie;
usprawnianie powtarzalnych procesów związanych z dokumentami, rozliczeniami i przepływem informacji.

Nasze wymagania

minimum 2 lata doświadczenia w fakturowaniu, rozliczeniach, administracji finansowej lub na podobnym stanowisku;
doświadczenie we współpracy z biurem rachunkowym i organizowaniu obiegu dokumentów;
umiejętność samodzielnego uzgadniania sald i wyjaśniania różnic;
dobra znajomość programu Excel;
znajomość zasad wystawiania faktur, korekt oraz obsługi KSeF;
doświadczenie w pracy z programem księgowym lub finansowo-księgowym;
dokładność, systematyczność i bardzo dobra organizacja pracy;
samodzielność i poczucie odpowiedzialności za powierzony obszar;
umiejętność uprzejmego, ale konsekwentnego egzekwowania dokumentów i płatności;
gotowość do pracy z dokumentami dotyczącymi kilku spółek;
możliwość regularnej pracy stacjonarnej od poniedziałku do piątku.

Mile widziane

doświadczenie w rozliczaniu najmu lub nieruchomości;
znajomość programu Comarch ERP Optima;
doświadczenie w monitorowaniu należności i przygotowywaniu spraw do windykacji;
znajomość Asany lub innego systemu do zarządzania zadaniami;
praktyczne i odpowiedzialne korzystanie z narzędzi AI, takich jak ChatGPT lub Microsoft Copilot, w celu porządkowania informacji, przygotowywania podsumowań i instrukcji oraz usprawniania powtarzalnych czynności;
otwartość na automatyzację procesów, przy jednoczesnym sprawdzaniu poprawności wyników i zachowaniu poufności danych.

Oferujemy

stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę;
stały wymiar pracy wynoszący 1/2 etatu;
możliwość wspólnego ustalenia dokładnych godzin pracy;
uporządkowane wdrożenie i przekazanie obowiązków;
bezpośrednią współpracę z właścicielem firmy;
jasno określony zakres odpowiedzialności i krótką ścieżkę decyzyjną;
możliwość realnego wpływania na organizację i usprawnianie procesów;
pracę w stabilnej, właścicielskiej grupie zarządzającej własnym portfelem nieruchomości.