Specjalista / Specjalistka ds. rozliczeń i administracji finansowej – 1/2 etatu

Specjalista / Specjalistka ds. rozliczeń i administracji finansowej – 1/2 etatu

Miejsce pracy: Chorzów Wymiar czasu pracy: 1/2 etatu – 20 godzin tygodniowo Rodzaj umowy: umowa o pracę Tryb pracy: stacjonarny Godziny pracy: regularnie od poniedziałku do piątku, preferowane około 4 godzin dziennie; dokładne godziny ustalimy wspólnie

O nas

Grupa WEISS zarządza własnym portfelem nieruchomości komercyjnych i mieszkaniowych, zlokalizowanych głównie w Katowicach, Chorzowie i Mikołowie.

Jesteśmy niewielkim, stabilnym zespołem. Pracujemy bez rozbudowanej hierarchii, a decyzje podejmujemy szybko i bezpośrednio.

Pełną księgowość naszych spółek prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe. Po naszej stronie pozostają między innymi: fakturowanie, przygotowanie płatności, kontrola dokumentów, uzgadnianie rozrachunków oraz przekazywanie kompletnych danych do księgowości.

Szukamy osoby, która przejmie samodzielną odpowiedzialność za ten obszar i zadba o jego terminowe oraz uporządkowane funkcjonowanie.

Zakres obowiązków

• wystawianie faktur sprzedażowych dla najemców i pozostałych kontrahentów;
• przygotowywanie cyklicznych naliczeń dotyczących czynszów, opłat eksploatacyjnych, mediów i pozostałych usług;
• aktualizowanie harmonogramu fakturowania na podstawie umów, aneksów i uzgodnionych zmian;
• wystawianie korekt oraz obsługa dokumentów w KSeF;
• przyjmowanie, opisywanie i przypisywanie faktur kosztowych do właściwych spółek oraz nieruchomości;
• kontrolowanie kompletności dokumentów i pozyskiwanie brakujących faktur;
• przygotowywanie płatności i kontrolowanie terminów ich realizacji;
• uzgadnianie sald, rozrachunków oraz rozliczeń pomiędzy spółkami;
• wyjaśnianie nadpłat, niedopłat i rozbieżności w dokumentach;
• przygotowywanie zestawień należności oraz kontakt z kontrahentami w sprawie zaległych płatności;
• przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do skierowania spraw windykacyjnych do kancelarii prawnej;
• bieżąca współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym;
• przygotowywanie kompletnego pakietu dokumentów na zamknięcie miesiąca;
• informowanie właściciela o nieprawidłowościach, brakach i sprawach wymagających decyzji;
• prowadzenie terminów i zadań w Asanie;
• usprawnianie powtarzalnych procesów związanych z dokumentami, rozliczeniami i przepływem informacji.

Nasze wymagania

• minimum 2 lata doświadczenia w fakturowaniu, rozliczeniach, administracji finansowej lub na podobnym stanowisku;
• doświadczenie we współpracy z biurem rachunkowym i organizowaniu obiegu dokumentów;
• umiejętność samodzielnego uzgadniania sald i wyjaśniania różnic;
• dobra znajomość programu Excel;
• znajomość zasad wystawiania faktur, korekt oraz obsługi KSeF;
• doświadczenie w pracy z programem księgowym lub finansowo-księgowym;
• dokładność, systematyczność i bardzo dobra organizacja pracy;
• samodzielność i poczucie odpowiedzialności za powierzony obszar;
• umiejętność uprzejmego, ale konsekwentnego egzekwowania dokumentów i płatności;
• gotowość do pracy z dokumentami dotyczącymi kilku spółek;
• możliwość regularnej pracy stacjonarnej od poniedziałku do piątku.

Mile widziane

• doświadczenie w rozliczaniu najmu lub nieruchomości;
• znajomość programu Comarch ERP Optima;
• doświadczenie w monitorowaniu należności i przygotowywaniu spraw do windykacji;
• znajomość Asany lub innego systemu do zarządzania zadaniami;
• praktyczne i odpowiedzialne korzystanie z narzędzi AI, takich jak ChatGPT lub Microsoft Copilot, w celu porządkowania informacji, przygotowywania podsumowań i instrukcji oraz usprawniania powtarzalnych czynności;
• otwartość na automatyzację procesów, przy jednoczesnym sprawdzaniu poprawności wyników i zachowaniu poufności danych.

Oferujemy

• stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę;
• stały wymiar pracy wynoszący 1/2 etatu;
• możliwość wspólnego ustalenia dokładnych godzin pracy;
• uporządkowane wdrożenie i przekazanie obowiązków;
• bezpośrednią współpracę z właścicielem firmy;
• jasno określony zakres odpowiedzialności i krótką ścieżkę decyzyjną;
• możliwość realnego wpływania na organizację i usprawnianie procesów;
• pracę w stabilnej, właścicielskiej grupie zarządzającej własnym portfelem nieruchomości.