Specjalista / Specjalistka ds. administracji

Specjalista ds. Administracji i Koordynacji Projektów

Wymiar pracy: Pełny etat

Forma współpracy: Umowa o pracę / Umowa zlecenie

Miejsce pracy: Poznań (centrum) – praca stacjonarna / hybrydowa

O stanowisku

Poszukujemy osoby do wsparcia administracyjnego i organizacyjnego pracy biura. Stanowisko obejmuje ścisłą współpracę z zespołami w Polsce i USA oraz bieżącą koordynację spraw operacyjnych związanych z projektami księgowymi, podatkowymi i audytowymi. Szukamy osoby dobrze zorganizowanej, samodzielnej i dokładnej, która potrafi efektywnie zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie oraz sprawnie funkcjonować w międzynarodowym środowisku pracy.

Zakres obowiązków

• Wsparcie administracyjne zespołu księgowego i audytowego.
• Monitorowanie postępu projektów oraz nadzór nad terminową realizacją zadań.
• Przygotowywanie, aktualizacja i analiza zestawień, raportów oraz danych w programie Excel.
• Kontrola poprawności danych, w tym faktur, ewidencji czasu pracy, list projektowych oraz dokumentacji wewnętrznej.
• Formatowanie sprawozdań finansowych, raportów oraz dokumentów zgodnie z wymaganiami klientów i standardami firmy.
• Weryfikacja dokumentów pod kątem poprawności matematycznej, kompletności i spójności danych.
• Współpraca z zespołem w USA poprzez kontakt mailowy oraz udział w spotkaniach online.
• Organizacja obiegu dokumentów i wsparcie bieżącego funkcjonowania biura.
• Zarządzanie bazą klientów oraz dokumentacją projektową.
• Koordynacja spraw związanych ze sprzętem komputerowym, licencjami oraz bieżącymi zagadnieniami IT.
• Wsparcie zespołu w codziennych zadaniach administracyjnych i operacyjnych.

Wymagania

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (minimum poziom B2).
• Dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności programu Excel.
• Umiejętność pracy z dużą ilością danych i dokumentów.
• Wysoka dbałość o szczegóły oraz dokładność.
• Umiejętność organizacji pracy własnej i ustalania priorytetów.
• Zdolność do jednoczesnej realizacji wielu zadań.
• Komunikatywność, samodzielność i odpowiedzialność.

Czas pracy

Ze względu na współpracę z zespołem w Stanach Zjednoczonych praca odbywa się głównie w godzinach popołudniowych i wieczornych, w przedziale 15:00–23:00.

W wybranych okresach roku, w szczególności w miesiącach marzec, kwiecień, wrzesień oraz październik, możliwe jest zwiększone obciążenie pracą związane z realizacją projektów i terminami raportowymi.

Oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w międzynarodowym środowisku.
• Możliwość zdobycia doświadczenia przy projektach księgowych, podatkowych i audytowych.
• Współpracę z zespołami w Polsce i USA.
• Przyjazną atmosferę pracy oraz wsparcie doświadczonego zespołu.
• Elastyczną formę zatrudnienia.
• Możliwość rozwoju zawodowego i poszerzania kompetencji.

Proces rekrutacji

Rozmowa kwalifikacyjna będzie prowadzona w całości w języku angielskim, ponieważ stanowisko wymaga codziennej współpracy z zespołem w Stanach Zjednoczonych oraz funkcjonowania w międzynarodowym środowisku biznesowym.