Specjalista ds. obsługi organów Izby

confidential Zobacz wszystkie oferty

Bydgoszcz

W skrócie

Job opening for an Office Administrator in Bydgoszcz, Poland, supporting architectural boards. Requires 2+ years of experience in administrative roles, higher education, and knowledge of administrative procedures. Offers employment contracts (B2B, employment, mandate).

Słowa kluczowe

administrative procedures documentation management official document handling record keeping correspondence handling document archiving

Skrót przygotowany przez AI na podstawie treści ogłoszenia.

Miejsce pracy: Bydgoszcz, biuro KPOIA RP, ul. Niedźwiedzia 7/2

Forma zatrudnienia: umowa o dzieło, umowa o pracę, umowa o zlecenie

Termin składania aplikacji: 15.07.2026

Planowane rozpoczęcie pracy: lipiec - sierpień 2026

O stanowisku

Poszukujemy osoby do obsługi dwóch organów Kujawsko-Pomorskiej Okręgowej Izby Architektów RP: Okręgowej Komisji Kwalifikacyjnej oraz Okręgowego Rzecznika Odpowiedzialności Zawodowej. Praca obejmuje pełną obsługę proceduralną, dokumentacyjną i organizacyjną obu obszarów, we współpracy z biurem Izby.

Stanowisko wymaga samodzielności, precyzji, znajomości procedur administracyjnych oraz wysokiej kultury pracy z dokumentem urzędowym. Pracujesz w bezpośrednim kontakcie z Przewodniczącą OKK i Okręgowym Rzecznikiem Odpowiedzialności Zawodowej, z dostępem do dokumentacji wrażliwej Zakres obowiązków

Obsługa Okręgowej Komisji Kwalifikacyjnej (OKK):

prowadzenie i porządkowanie teczek kandydatów na uprawnienia zawodowe
przygotowanie dokumentów i materiałów na egzaminy kwalifikacyjne (listy, tabele, regulaminy, protokoły, oznaczenia, materiały biurowe)
obsługa posiedzeń OKK, w tym protokołowanie, czynności poegzaminacyjne: uporządkowanie dokumentacji, przygotowanie projektów decyzji o nadaniu uprawnień, zawiadomień, informacji dla kandydatów i Rady
organizacja wręczenia decyzji o nadaniu uprawnień
bieżąca korespondencja z kandydatami i organami egzaminacyjnymi

Obsługa Okręgowego Rzecznika Odpowiedzialności Zawodowej (OROZ):

prowadzenie akt spraw dyscyplinarnych i z zakresu odpowiedzialności zawodowej zgodnie z uchwałą KRIA nr O-27-III-2011
prowadzenie repertoriów (RD, RZ), dziennika ogólnego oraz wykazów (skorowidz alfabetyczno-numerowy, wysłane akta, przechowywane przedmioty, pomoc prawna)
przygotowywanie projektów pism procesowych: wezwań, zawiadomień, postanowień, zarządzeń, decyzji — na podstawie wzorów
protokołowanie czynności procesowych (przesłuchania, dyżury OROZ)
monitorowanie terminów procesowych, doręczeń, potwierdzeń nadania i odbioru
przygotowanie projektów sprawozdań z pracy Rzecznika

Obsługa wspólna:

obsługa korespondencji wpływającej i wychodzącej (pocztowej, mailowej, formalnej)
skanowanie, numerowanie, opisywanie i archiwizacja dokumentów zgodnie z zasadami biurowości
bieżąca współpraca z Przewodniczącą OKK, OROZ, Sekretarzem Rady, Skarbnikiem oraz biurem KPOIA
zachowanie poufności i szczególnej staranności przy pracy z dokumentacją kandydatów, aktami spraw i danymi osobowymi

Wymagania niezbędne

wykształcenie wyższe (prawnicze, administracyjne lub pokrewne)
minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w obsłudze sekretariatu, kancelarii, sądu, urzędu, kancelarii prawnej lub innej jednostki prowadzącej sprawy formalne
znajomość lub gotowość szybkiego wdrożenia się w Kodeks postępowania administracyjnego (zasady doręczeń, terminy, obieg dokumentów)
umiejętność prowadzenia akt, rejestrów, terminarzy i korespondencji urzędowej
umiejętność protokołowania
bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność, dokładność
wysoka kultura pisemna (redagowanie pism urzędowych)
biegła obsługa komputera (pakiet biurowy, poczta elektroniczna, skaner, edytory PDF)
dyskrecja i rzetelność
pełna zdolność do czynności prawnych, niekaralność

Mile widziane

doświadczenie pracy w samorządzie zawodowym (izby architektów, inżynierów budownictwa, radców prawnych, lekarska itp.)
znajomość ustawy o samorządach zawodowych architektów oraz inżynierów budownictwa
znajomość Prawa budowlanego w zakresie odpowiedzialności zawodowej i nadawania uprawnień
doświadczenie pracy w środowisku cyfrowym (Google Workspace, systemy obiegu dokumentów)

Oczekiwana dyspozycyjność

Stanowisko wymaga elastyczności czasowej w okresach spiętrzenia zadań — w szczególności przed i po egzaminach kwalifikacyjnych OKK oraz przy dyżurach i przesłuchaniach OROZ. Praca odbywa się w ramach ruchomego harmonogramu uzgadnianego z pracodawcą, z prawidłowym rozliczaniem czasu pracy.

Oferujemy

stabilne zatrudnienie w instytucji samorządu zawodowego architektów
pracę w niewielkim zespole, w bezpośrednim kontakcie z organami Izby
możliwość rozwoju kompetencji w obszarze prawa zawodowego, procedury kwalifikacyjnej i dyscyplinarnej
wynagrodzenie adekwatne do kompetencji i doświadczenia, do uzgodnienia
[ewentualnie: elastyczne formy organizacji pracy]

Aplikacje

CV oraz krótki list motywacyjny prosimy przesyłać bezpośrednio na OLX w terminie do 15.07.2026, z dopiskiem *"

Rekrutacja — obsługa organów KPOIA"*.

Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami. Prosimy o dołączenie klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji.