Specjalista ds. obsługi organów Izby

Miejsce pracy: Bydgoszcz, biuro KPOIA RP, ul. Niedźwiedzia 7/2

Forma zatrudnienia: umowa o dzieło, umowa o pracę, umowa o zlecenie

Termin składania aplikacji: 15.07.2026

Planowane rozpoczęcie pracy: lipiec - sierpień 2026

O stanowisku

Poszukujemy osoby do obsługi dwóch organów Kujawsko-Pomorskiej Okręgowej Izby Architektów RP: Okręgowej Komisji Kwalifikacyjnej oraz Okręgowego Rzecznika Odpowiedzialności Zawodowej. Praca obejmuje pełną obsługę proceduralną, dokumentacyjną i organizacyjną obu obszarów, we współpracy z biurem Izby.

Stanowisko wymaga samodzielności, precyzji, znajomości procedur administracyjnych oraz wysokiej kultury pracy z dokumentem urzędowym. Pracujesz w bezpośrednim kontakcie z Przewodniczącą OKK i Okręgowym Rzecznikiem Odpowiedzialności Zawodowej, z dostępem do dokumentacji wrażliwej Zakres obowiązków

Obsługa Okręgowej Komisji Kwalifikacyjnej (OKK):

• prowadzenie i porządkowanie teczek kandydatów na uprawnienia zawodowe
• przygotowanie dokumentów i materiałów na egzaminy kwalifikacyjne (listy, tabele, regulaminy, protokoły, oznaczenia, materiały biurowe)
• obsługa posiedzeń OKK, w tym protokołowanie, czynności poegzaminacyjne: uporządkowanie dokumentacji, przygotowanie projektów decyzji o nadaniu uprawnień, zawiadomień, informacji dla kandydatów i Rady
• organizacja wręczenia decyzji o nadaniu uprawnień
• bieżąca korespondencja z kandydatami i organami egzaminacyjnymi

Obsługa Okręgowego Rzecznika Odpowiedzialności Zawodowej (OROZ):

• prowadzenie akt spraw dyscyplinarnych i z zakresu odpowiedzialności zawodowej zgodnie z uchwałą KRIA nr O-27-III-2011
• prowadzenie repertoriów (RD, RZ), dziennika ogólnego oraz wykazów (skorowidz alfabetyczno-numerowy, wysłane akta, przechowywane przedmioty, pomoc prawna)
• przygotowywanie projektów pism procesowych: wezwań, zawiadomień, postanowień, zarządzeń, decyzji — na podstawie wzorów
• protokołowanie czynności procesowych (przesłuchania, dyżury OROZ)
• monitorowanie terminów procesowych, doręczeń, potwierdzeń nadania i odbioru
• przygotowanie projektów sprawozdań z pracy Rzecznika

Obsługa wspólna:

• obsługa korespondencji wpływającej i wychodzącej (pocztowej, mailowej, formalnej)
• skanowanie, numerowanie, opisywanie i archiwizacja dokumentów zgodnie z zasadami biurowości
• bieżąca współpraca z Przewodniczącą OKK, OROZ, Sekretarzem Rady, Skarbnikiem oraz biurem KPOIA
• zachowanie poufności i szczególnej staranności przy pracy z dokumentacją kandydatów, aktami spraw i danymi osobowymi

Wymagania niezbędne

• wykształcenie wyższe (prawnicze, administracyjne lub pokrewne)
• minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w obsłudze sekretariatu, kancelarii, sądu, urzędu, kancelarii prawnej lub innej jednostki prowadzącej sprawy formalne
• znajomość lub gotowość szybkiego wdrożenia się w Kodeks postępowania administracyjnego (zasady doręczeń, terminy, obieg dokumentów)
• umiejętność prowadzenia akt, rejestrów, terminarzy i korespondencji urzędowej
• umiejętność protokołowania
• bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność, dokładność
• wysoka kultura pisemna (redagowanie pism urzędowych)
• biegła obsługa komputera (pakiet biurowy, poczta elektroniczna, skaner, edytory PDF)
• dyskrecja i rzetelność
• pełna zdolność do czynności prawnych, niekaralność

Mile widziane

• doświadczenie pracy w samorządzie zawodowym (izby architektów, inżynierów budownictwa, radców prawnych, lekarska itp.)
• znajomość ustawy o samorządach zawodowych architektów oraz inżynierów budownictwa
• znajomość Prawa budowlanego w zakresie odpowiedzialności zawodowej i nadawania uprawnień
• doświadczenie pracy w środowisku cyfrowym (Google Workspace, systemy obiegu dokumentów)

Oczekiwana dyspozycyjność

Stanowisko wymaga elastyczności czasowej w okresach spiętrzenia zadań — w szczególności przed i po egzaminach kwalifikacyjnych OKK oraz przy dyżurach i przesłuchaniach OROZ. Praca odbywa się w ramach ruchomego harmonogramu uzgadnianego z pracodawcą, z prawidłowym rozliczaniem czasu pracy.

Oferujemy

• stabilne zatrudnienie w instytucji samorządu zawodowego architektów
• pracę w niewielkim zespole, w bezpośrednim kontakcie z organami Izby
• możliwość rozwoju kompetencji w obszarze prawa zawodowego, procedury kwalifikacyjnej i dyscyplinarnej
• wynagrodzenie adekwatne do kompetencji i doświadczenia, do uzgodnienia
• [ewentualnie: elastyczne formy organizacji pracy]

Aplikacje

CV oraz krótki list motywacyjny prosimy przesyłać bezpośrednio na OLX w terminie do 15.07.2026, z dopiskiem *"

Rekrutacja — obsługa organów KPOIA"*.

Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami. Prosimy o dołączenie klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji.