Specjalista ds. administracji i organizacji biura

confidential Zobacz wszystkie oferty

Gdańsk

Warszawa

W skrócie

Specjalista ds. administracji i organizacji biura in logistics. Responsibilities include office administration, calendar management, document preparation, client communication, and coordinating suppliers. Requires B driver's license, Ukrainian fluency, 2+ years of experience, MS Office proficiency, and basic English. Full-time employment or contract.

Słowa kluczowe

office administration document management ms office ms excel ms word client communication logistics office equipment english language

Skrót przygotowany przez AI na podstawie treści ogłoszenia.

Specjalista / Specjalistka ds. administracji i organizacji biura

Global Ocean Link Poland – firma z branży logistycznej, wspierająca klientów w organizacji transportu i obsłudze procesów logistycznych – poszukuje osoby, która zadba o sprawne funkcjonowanie biura i wesprze Zarząd w codziennych zadaniach.

Warunki konieczne: prawo jazdy kategorii B oraz znajomość języka ukraińskiego.

Zakres obowiązków

Bieżąca obsługa administracyjna biura oraz wsparcie Zarządu.
Zarządzanie kalendarzem terminów i spotkań oraz nadzór nad terminowością zadań.
Przygotowywanie pism, dokumentów i korespondencji; skanowanie, kopiowanie i drukowanie.
Prowadzenie dokumentacji firmowej oraz nadzór nad obiegiem dokumentów, faktur i płatności.
Przygotowywanie dokumentów dla księgowości i wystawianie faktur sprzedaży.
Telefoniczny i mailowy kontakt z klientami, urzędami oraz instytucjami.
Zamawianie artykułów biurowych i dbanie o wyposażenie oraz sprawne funkcjonowanie biura.
Koordynowanie współpracy z dostawcami usług zewnętrznych, w tym IT, oraz obsługa dokumentacji umownej.
Współpraca z działami firmy, koordynowanie zadań administracyjnych i usprawnianie organizacji pracy.
Dbanie o przestrzeganie procedur wewnętrznych oraz zasad dotyczących ochrony danych i bezpieczeństwa pracy.

Wymagania

Czynne prawo jazdy kategorii B – warunek konieczny.
Znajomość języka ukraińskiego umożliwiająca swobodną komunikację – warunek konieczny.
Minimum 2 lata doświadczenia w administracji, sekretariacie lub na podobnym stanowisku.
Wykształcenie minimum średnie; wyższe będzie dodatkowym atutem.
Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Word i Excel, oraz umiejętność pracy z dokumentami PDF.
Umiejętność obsługi urządzeń biurowych.
Komunikatywna znajomość języka angielskiego.
Samodzielność, odpowiedzialność i bardzo dobra organizacja pracy.
Umiejętność ustalania priorytetów, rozwiązywania problemów i współpracy z różnymi działami.
Terminowość, dyskrecja i wysoka kultura osobista.
Gotowość do pracy z systemami administracji publicznej, takimi jak e-Doręczenia i ePUAP.
Status studenta.