Specjalista ds. administracji i organizacji biura

Specjalista / Specjalistka ds. administracji i organizacji biura

Global Ocean Link Poland – firma z branży logistycznej, wspierająca klientów w organizacji transportu i obsłudze procesów logistycznych – poszukuje osoby, która zadba o sprawne funkcjonowanie biura i wesprze Zarząd w codziennych zadaniach.

Warunki konieczne: prawo jazdy kategorii B oraz znajomość języka ukraińskiego.

Zakres obowiązków

• Bieżąca obsługa administracyjna biura oraz wsparcie Zarządu.
• Zarządzanie kalendarzem terminów i spotkań oraz nadzór nad terminowością zadań.
• Przygotowywanie pism, dokumentów i korespondencji; skanowanie, kopiowanie i drukowanie.
• Prowadzenie dokumentacji firmowej oraz nadzór nad obiegiem dokumentów, faktur i płatności.
• Przygotowywanie dokumentów dla księgowości i wystawianie faktur sprzedaży.
• Telefoniczny i mailowy kontakt z klientami, urzędami oraz instytucjami.
• Zamawianie artykułów biurowych i dbanie o wyposażenie oraz sprawne funkcjonowanie biura.
• Koordynowanie współpracy z dostawcami usług zewnętrznych, w tym IT, oraz obsługa dokumentacji umownej.
• Współpraca z działami firmy, koordynowanie zadań administracyjnych i usprawnianie organizacji pracy.
• Dbanie o przestrzeganie procedur wewnętrznych oraz zasad dotyczących ochrony danych i bezpieczeństwa pracy.

Wymagania

• Czynne prawo jazdy kategorii B – warunek konieczny.
• Znajomość języka ukraińskiego umożliwiająca swobodną komunikację – warunek konieczny.
• Minimum 2 lata doświadczenia w administracji, sekretariacie lub na podobnym stanowisku.
• Wykształcenie minimum średnie; wyższe będzie dodatkowym atutem.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Word i Excel, oraz umiejętność pracy z dokumentami PDF.
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych.
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego.
• Samodzielność, odpowiedzialność i bardzo dobra organizacja pracy.
• Umiejętność ustalania priorytetów, rozwiązywania problemów i współpracy z różnymi działami.
• Terminowość, dyskrecja i wysoka kultura osobista.
• Gotowość do pracy z systemami administracji publicznej, takimi jak e-Doręczenia i ePUAP.
• Status studenta.

Mile widziane doświadczenie w koordynowaniu pracy biura, delegowaniu zadań oraz wdrażaniu usprawnień administracyjnych.

Warunki współpracy

• Pełny etat.
• Umowa o pracę lub umowa zlecenie.
• Praca obejmująca współpracę z Zarządem i różnymi działami firmy.

Zapraszamy do aplikowania, również kandydatów i kandydatki z Ukrainy!

Prześlij swoje CV i dołącz do Global Ocean Link Poland.