Samodzielny specjalista/specjalistka ds. ADMINISTRACJI I ORGANIZACJI

TopAuto – Salon Samochodów Używanych | Sulechów

TopAuto to salon samochodów używanych z 18-letnią historią. Od początku działalności koncentrujemy się na jakości samochodów, obsłudze klienta i kompleksowej organizacji procesu sprzedaży. Dziś jesteśmy jednym z liderów sprzedaży samochodów używanych w Polsce.

Poszukujemy osoby, która samodzielnie przejmie bieżące sprawy administracyjne, dokumentacyjne i organizacyjne firmy.

Nie szukamy osoby tylko do „papierkowej roboty”. Szukamy kogoś, kto potrafi wziąć temat, ustalić co należy zrobić, znaleźć rozwiązanie i doprowadzić sprawę do końca.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW

Administracja i urzędy

• prowadzenie bieżącej korespondencji firmy,
• analiza pism, wezwań i decyzji,
• przygotowywanie odpowiedzi, wniosków, oświadczeń i pełnomocnictw,
• kontakt z US, ZUS, urzędami, Wydziałem Komunikacji i innymi instytucjami,
• pilnowanie terminów i obowiązków firmy,
• bieżące sprawy związane z rejestracją samochodów,
• w razie potrzeby osobiste załatwianie spraw w urzędach.

Dokumenty i umowy

• prowadzenie i porządkowanie dokumentacji firmy,
• kontrola kompletności dokumentów,
• przygotowywanie dokumentów dla banków, leasingów, kontrahentów i instytucji,
• kontrola umów i terminów ich obowiązywania,
• identyfikowanie istotnych zapisów i potencjalnych problemów,
• współpraca z kancelarią prawną w sprawach wymagających specjalistycznej wiedzy.

Kadry i współpraca z księgowością

• prowadzenie bieżącej dokumentacji pracowniczej,
• przygotowywanie umów i aneksów,
• pilnowanie terminów badań, szkoleń i umów,
• kompletowanie dokumentów dla biura rachunkowego/kadrowego,
• bieżący kontakt z pracownikami,
• wyjaśnianie braków i niezgodności w dokumentacji.

Organizacja i zmiany przepisów

• monitorowanie istotnych zmian przepisów dotyczących firmy,
• informowanie właściciela o zmianach wymagających działania,
• koordynowanie ich wdrożenia z księgowością, kadrami lub kancelarią,
• tworzenie i porządkowanie procedur oraz dokumentacji wewnętrznej,
• usprawnianie organizacji spraw administracyjnych.

KOGO SZUKAMY?

Szukamy osoby, która:

• ma minimum 3–5 lat doświadczenia w samodzielnej pracy administracyjnej,
• potrafi prowadzić sprawy od początku do końca,
• umie analizować pisma urzędowe i przygotowywać odpowiedzi,
• potrafi czytać i analizować umowy,
• bardzo dobrze organizuje swoją pracę i pilnuje terminów,
• jest dokładna, odpowiedzialna i konsekwentna,
• potrafi samodzielnie znaleźć potrzebne informacje i rozwiązanie problemu,
• dobrze komunikuje się z urzędami, księgowością, bankami, kontrahentami i pracownikami,
• sprawnie korzysta z MS Office / Google Workspace.

Mile widziane:

• znajomość podstawowych przepisów prawa,
• doświadczenie w kontaktach z US, ZUS i innymi urzędami,
• doświadczenie w kadrach,
• doświadczenie we współpracy z biurem rachunkowym,
• doświadczenie w branży motoryzacyjnej, leasingowej, flotowej lub transportowej.

NAJWAŻNIEJSZA JEST DLA NAS SAMODZIELNOŚĆ

Nie oczekujemy, że będziesz prawnikiem, księgowym czy ekspertem od każdej dziedziny.

Oczekujemy, że będziesz potrafić rozpoznać problem, znaleźć właściwą drogę jego rozwiązania i doprowadzić sprawę do końca.

W sprawach wymagających specjalistycznej wiedzy będziesz współpracować z księgowością, kadrami lub kancelarią prawną.

CO OFERUJEMY?

• stabilne zatrudnienie,
• samodzielne i odpowiedzialne stanowisko,
• dużą swobodę w organizowaniu swojej pracy,
• możliwość realnego wpływania na organizację firmy,
• pracę w rozwijającej się firmie z branży motoryzacyjnej,
• wynagrodzenie 6 000–9 000 zł netto, zależne od doświadczenia, kompetencji i poziomu samodzielności.

Jeżeli jesteś osobą, która lubi mieć porządek w dokumentach, pilnuje terminów i zamiast mówić „nie wiem”, mówi „sprawdzę i załatwię” — zapraszamy do kontaktu.