Samodzielny specjalista/specjalistka ds. ADMINISTRACJI I ORGANIZACJI

O Nas:

TopAuto - Salon Samochodów Używanych | Sulechów

TopAuto to salon samochodów używanych z 18-letnią historią. Od początku działalności koncentrujemy się wyłącznie na pojazdach najwyższej jakości, nienagannej obsłudze klienta oraz kompleksowych usługach dodatkowych. Dzięki konsekwencji w działaniu i dbałości o standardy, nasz salon stał się jednym z liderów sprzedaży samochodów używanych w Polsce.

Obecnie poszukujemy osoby na stanowisko:

SAMODZIELNY SPECJALISTA / SAMODZIELNA SPECJALISTKA DS. ADMINISTRACJI I ORGANIZACJI

Poszukujemy osoby, która przejmie bieżące sprawy administracyjne, dokumentacyjne i organizacyjne w firmie.

Szukamy osoby samodzielnej, dokładnej i dobrze zorganizowanej, która potrafi dostać temat, ustalić co należy zrobić i doprowadzić sprawę do końca.

Nie szukamy osoby tylko do „papierkowej roboty”. Szukamy kogoś, kto potrafi wziąć sprawę, znaleźć rozwiązanie, dopilnować terminów i doprowadzić temat do końca.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW

Administracja i kontakt z urzędami

• prowadzenie bieżącej korespondencji firmy,
• analiza pism, wezwań i decyzji otrzymywanych z urzędów,
• przygotowywanie odpowiedzi na pisma i wezwania,
• kontakt z Urzędem Skarbowym, ZUS, urzędami miasta/gminy, Wydziałem Komunikacji oraz innymi instytucjami,
• przygotowywanie wniosków, oświadczeń, pełnomocnictw i innych dokumentów,
• pilnowanie terminów wynikających z korespondencji i obowiązków firmy,
• w razie potrzeby osobiste załatwianie spraw w urzędach,
• bieżące sprawy związane z rejestracją samochodów

Dokumenty i umowy

• prowadzenie i porządkowanie dokumentacji firmy,
• kontrola kompletności dokumentów,
• przygotowywanie dokumentów dla banków, leasingów, kredytów, kontrahentów i instytucji,
• bieżąca kontrola umów zawieranych przez firmę,
• pilnowanie terminów obowiązywania umów, wypowiedzeń, odnowień i innych zobowiązań,
• identyfikowanie istotnych zapisów i potencjalnych problemów w umowach,
• współpraca z kancelarią prawną przy sprawach wymagających specjalistycznej wiedzy,
• dbanie o prawidłowy obieg i archiwizację dokumentów.

Kadry i sprawy pracownicze

• prowadzenie bieżącej dokumentacji pracowniczej,
• przygotowywanie umów, aneksów i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem,
• pilnowanie terminów umów, badań, szkoleń i innych obowiązków pracodawcy,
• kompletowanie dokumentów i przekazywanie ich do biura rachunkowego/kadrowego,
• bieżący kontakt z pracownikami w sprawach formalnych,
• współpraca z biurem rachunkowym w zakresie spraw kadrowych.

Współpraca z księgowością

• bieżący kontakt z biurem rachunkowym,
• kompletowanie i przekazywanie dokumentów,
• wyjaśnianie braków i niezgodności,
• odpowiadanie na pytania księgowości i pozyskiwanie potrzebnych informacji,
• pilnowanie terminów oraz spraw wymagających działania po stronie firmy.

Zmiany przepisów i organizacja

• monitorowanie istotnych zmian przepisów dotyczących działalności firmy,
• identyfikowanie zmian, które mogą mieć wpływ na funkcjonowanie firmy,
• informowanie właściciela o istotnych zmianach,
• koordynowanie wdrożenia zmian we współpracy z księgowością, kadrami lub kancelarią prawną,
• tworzenie i porządkowanie procedur oraz dokumentacji wewnętrznej,
• usprawnianie organizacji spraw administracyjnych firmy.

KOGO SZUKAMY?

Szukamy osoby, która:

• ma minimum 3-5 lat doświadczenia w samodzielnej pracy administracyjnej,
• potrafi samodzielnie prowadzić sprawy od początku do końca,
• potrafi analizować pisma urzędowe i wyciągać z nich konkretne obowiązki,
• potrafi przygotować formalne pismo lub odpowiedź,
• potrafi czytać i analizować umowy,
• bardzo dobrze organizuje swoją pracę i pilnuje terminów,
• jest dokładna, odpowiedzialna i konsekwentna,
• potrafi samodzielnie znaleźć potrzebne informacje i rozwiązanie problemu,
• dobrze komunikuje się z urzędami, księgowością, bankami, kontrahentami i pracownikami,
• sprawnie korzysta z komputera, poczty elektronicznej oraz pakietu Office / Google Workspace.

Mile widziane:

• znajomość podstawowych przepisów prawa.
• doświadczenie w pracy z umowami i dokumentacją firmy.
• doświadczenie w kontaktach z US, ZUS i innymi urzędami,
• doświadczenie w kadrach i dokumentacji pracowniczej,
• doświadczenie we współpracy z biurem rachunkowym,
• doświadczenie w branży motoryzacyjnej,
• doświadczenie w salonie samochodowym, komisie, firmie leasingowej, flotowej lub transportowej,

NAJWAŻNIEJSZA JEST DLA NAS SAMODZIELNOŚĆ

Zależy nam na osobie, która potrafi samodzielnie organizować swoją pracę, pilnować terminów i prowadzić powierzone sprawy od początku do końca.

Nie oczekujemy, że będziesz prawnikiem, księgowym czy ekspertem od każdej dziedziny. Oczekujemy natomiast, że będziesz potrafić rozpoznać problem, znaleźć właściwą drogę jego rozwiązania i doprowadzić sprawę do końca.

Jeżeli czegoś nie wiesz - szukasz rozwiązania.

W sprawach wymagających specjalistycznej wiedzy będziesz współpracować z księgowością, kadrami lub kancelarią prawną.

CO OFERUJEMY?

• stabilne zatrudnienie,
• samodzielne i odpowiedzialne stanowisko,
• dużą samodzielność w organizowaniu swojej pracy,
• możliwość realnego wpływania na organizację firmy,
• pracę w rozwijającej się firmie z branży motoryzacyjnej,
• wynagrodzenie 6000-9000 zł netto, zależne od doświadczenia, kompetencji i poziomu samodzielności,

Jeżeli jesteś osobą, która lubi mieć porządek w dokumentach, pilnuje terminów i zamiast mówić „nie wiem”, mówi „sprawdzę i załatwię” - zapraszamy do kontaktu.