Asystent / Asystentka ds. Administracji i Wsparcia Zarządu

Asystent / Asystentka ds. Administracji i Wsparcia Zarządu

10–15 godzin tygodniowo | praca hybrydowa | Poznań / okolice

Szukamy osoby, która pomoże nam uporządkować i prowadzić bieżące sprawy administracyjne firmy oraz odciąży Zarząd i kadrę zarządzającą w zadaniach organizacyjnych, researchu i pilnowaniu tematów do zamknięcia.

To stanowisko dla osoby bardzo dobrze zorganizowanej, samodzielnej i dokładnej, która potrafi dostać zadanie, znaleźć rozwiązanie i doprowadzić temat do końca.

Praca będzie realizowana w modelu hybrydowym — około 50% zdalnie i 50% stacjonarnie.

Wymiar pracy to 10–15 godzin tygodniowo.

Wynagrodzenie: minimalna obowiązująca stawka – obecnie 31,40 zł brutto za godzinę przy umowie zlecenia.

Czym będziesz się zajmować?

Administracja firmy

• bieżąca obsługa administracyjna biura,
• kontakt z dostawcami i firmami współpracującymi,
• organizowanie zakupów, przesyłek i spraw biurowych,
• pilnowanie terminów administracyjnych,
• porządkowanie i archiwizacja dokumentacji firmowej,
• prowadzenie podstawowych rejestrów dokumentów, umów, pełnomocnictw i terminów,
• wsparcie w organizacji procesów administracyjnych.

Współpraca z księgowością i kadrami

• kontakt z zewnętrznym biurem księgowym i kadrowym,
• przekazywanie dokumentów i informacji,
• zbieranie brakujących dokumentów od pracowników,
• pilnowanie terminów i zamykania spraw,
• pomoc przy procesach związanych z zatrudnieniem, onboardingiem i offboardingiem pracowników,
• prowadzenie checklist administracyjnych.

Nie oczekujemy od Ciebie samodzielnego prowadzenia księgowości ani kadr. Twoim zadaniem będzie przede wszystkim koordynowanie procesu i pilnowanie, aby sprawy były załatwione.

Wsparcie Zarządu i kadry zarządzającej

• realizacja bieżących zadań zleconych przez Zarząd i kadrę zarządzającą,
• wsparcie organizacyjne osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary firmy,
• wyszukiwanie informacji,
• porównywanie ofert,
• przygotowywanie zestawień i krótkich analiz,
• kontakt telefoniczny i mailowy z firmami oraz usługodawcami,
• organizowanie spotkań, rezerwacji, wyjazdów i innych spraw organizacyjnych,
• przygotowywanie informacji potrzebnych do podjęcia decyzji,
• pilnowanie statusu powierzonych zadań,
• pomoc w koordynowaniu ustaleń i bieżących tematów pomiędzy Zarządem, kadrą zarządzającą, pracownikami i podmiotami zewnętrznymi.

Część zadań może dotyczyć również prostych spraw organizacyjnych Prezesa niezwiązanych bezpośrednio z działalnością firmy, np. researchu, rezerwacji, umawiania usług czy porównywania ofert.

Jakiej osoby szukamy?

Szukamy przede wszystkim osoby, która:

• jest bardzo dobrze zorganizowana,
• potrafi samodzielnie działać,
• pilnuje terminów,
• nie boi się zadzwonić i czegoś ustalić,
• potrafi sprawnie wyszukiwać informacje,
• umie porównywać dane i wyciągać wnioski,
• dobrze komunikuje się mailowo i telefonicznie,
• jest dokładna i odpowiedzialna,
• potrafi pracować nad kilkoma tematami równocześnie,
• korzysta lub chce nauczyć się efektywnego wykorzystania narzędzi AI.

Znajomość Worda, Excela lub Google Sheets będzie potrzebna.

Mile widziana znajomość:

• Microsoft 365,
• Teams,
• Outlook,
• SharePoint,
• ClickUp lub podobnych systemów do zarządzania zadaniami,
• ChatGPT lub innych narzędzi AI.

Nie wymagamy wieloletniego doświadczenia.

Stanowisko może być bardzo dobre dla studenta lub studentki, którzy chcą zdobyć praktyczne doświadczenie w funkcjonowaniu i zarządzaniu firmą.

Jak wygląda praca?

Przykładowe zadania mogą wyglądać tak:

„Znajdź trzy firmy oferujące daną usługę, sprawdź warunki, skontaktuj się z nimi i przygotuj porównanie.”

„Sprawdź, dlaczego nie otrzymaliśmy dokumentu od księgowości i doprowadź temat do końca.”

„Przygotuj zestawienie naszych umów i terminów ich obowiązywania.”

„Skontaktuj się z dostawcą, ustal warunki i wróć z konkretną informacją.”

„Przygotuj dla osoby z kadry zarządzającej zestawienie potrzebne do podjęcia decyzji.”

„Znajdź najlepsze rozwiązanie danego problemu i przedstaw możliwe opcje.”

Nie chcemy zarządzać każdym krokiem Twojej pracy.

Szukamy osoby, której możemy przekazać temat i otrzymać później informację:

zrobione / oczekuję na odpowiedź / potrzebna decyzja Zarządu.

Co oferujemy?

• pracę w wymiarze 10–15 godzin tygodniowo,
• wynagrodzenie według obowiązującej minimalnej stawki – obecnie 31,40 zł brutto za godzinę przy umowie zlecenia,
• elastyczne godziny,
• model hybrydowy,
• bezpośrednią współpracę z Zarządem i kadrą zarządzającą,
• możliwość poznania od środka funkcjonowania rozwijającej się firmy,
• kontakt z tematami związanymi z zarządzaniem, IT, AI, cyberbezpieczeństwem, RODO i biznesem,
• dużą różnorodność zadań,
• możliwość stopniowego zwiększania odpowiedzialności.

Nie szukamy osoby tylko do wykonywania prostych poleceń.

Szukamy osoby, która z czasem stanie się realnym wsparciem administracyjnym i organizacyjnym Zarządu oraz kadry zarządzającej firmy.

Jak aplikować?

Wyślij CV oraz krótką odpowiedź na trzy pytania:

1. Dlaczego interesuje Cię taka praca?

2. Jakiego rodzaju zadania organizacyjne lub administracyjne wykonujesz najlepiej?

3. Wyobraź sobie, że otrzymujesz zadanie: „Znajdź najlepszą drukarkę do biura do 2 000 zł i przedstaw mi trzy opcje.” Jak zabrałbyś/zabrałabyś się do realizacji tego zadania?