Specjalista ds. administracji floty

Osoba na tym stanowisku odpowiada za administracyjne i dokumentacyjne wsparcie floty pojazdów ciężarowych. Dzięki temu ja będę mógł skupić się na rozwoju floty. Ta osoba ma zapewnić porządek w danych, terminowość i zgodność dokumentacji.

Twoje zadania:

Raportowanie i dane:

• wprowadzanie i aktualizacja danych o pojazdach, kierowcach, kosztach i przebiegach w systemach i arkuszach,
• przygotowywanie cyklicznych raportów i zestawień (koszty paliwa, serwisy, szkody, wykorzystanie aut),
• weryfikacja poprawności danych i faktur od dostawców (leasing/CFM, serwisy, karty paliwowe, ubezpieczyciele).

Dokumentacja i wnioski:

• prowadzenie i archiwizacja dokumentacji pojazdów (dowody rejestracyjne, polisy, umowy leasingowe, protokoły wydania i zwrotu),
• wypełnianie wniosków i formularzy (rejestracje, zgłoszenia szkód, zamówienia pojazdów, karty paliwowe, upoważnienia do wyjazdów zagranicznych),
• przygotowywanie protokołów przekazania aut pracownikom praca z naszym systemem.

Bieżąca obsługa floty:

• pilnowanie terminów: przeglądów, badań technicznych, wymiany opon, odnowienia polis, końca umów,
• obsługa mandatów, opłat drogowych i wskazywanie kierowców,
• kontakt z kierowcami, serwisami, firmami leasingowymi i ubezpieczycielami (na początku zapewne tylko z kierowcami),
• koordynacja wydawania, zwrotów i przekazań pojazdów,
• wsparcie Fleet Managera w bieżących projektach, np. wymianie floty.

Oczekujemy od Ciebie:

• wykształcenie minimum średnie (wyższe będzie atutem),
• minimum 1 2 lata doświadczenia w pracy administracyjnej lub biurowej,
• bardzo dobra znajomość Excela,
• prawo jazdy kat. B.

Mile widziane:

• doświadczenie w administracji flotą, leasingu, wynajmie długoterminowym lub ubezpieczeniach komunikacyjnych,
• znajomość systemów flotowych (np. platform CFM, systemów telematycznych, systemów kart paliwowych),
• podstawowa wiedza o procedurach rejestracji pojazdów, likwidacji szkód i obsłudze mandatów,
• doświadczenie w pracy w międzynarodowym środowisku,
• znajomość systemów ERP lub obiegu dokumentów.

Otrzymasz od nas:

• Opieka medyczna,

• Dodatek świąteczny,
• Ubezpieczenie grupowe,
• Dodatek wakacyjny,
• Dodatek na kartę lunch.