Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d): Teilzeit (16-20 Std.)

Secretariat Advisors Germany GmbH Show all offers

München

1 month ago

In short

Part-time (16-20 hrs/week) Executive Assistant for Secretariat Advisors Germany GmbH in Munich. Responsibilities include office management, C-level support, travel planning, invoicing, project support, and event coordination. Requires commercial apprenticeship or similar, MS Office proficiency, and good English.

Keywords

MS Office Outlook Word PowerPoint Excel Teams SAP Workday Project Management Office Management

AI-written summary based on the listing content.

Aufgaben

Organisation und Management Support
Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung und des Senior Managements im operativen Tagesgeschäft
Termin- und Kalendermanagement
Reiseplanung, Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
Bearbeitung der Korrespondenz und des Posteingangs
Organisation und Koordination von internen und externen Besprechungen
Office Management und Administration
Sicherstellung effizienter Büroabläufe und organisatorischer Prozesse
Koordination von Dienstleistern, Verträgen und administrativen Vorgängen
Verwaltung von Dokumenten, Übersichten und internen Präsentationen
Vorbereitung von Büros, Meetingräumen und Besucherbetreuung
Rechnungsstellung und Mahnwesen
Vorbereitung der monatlichen Rechnungsstellung inkl. einer ersten Plausibilitätsprüfung
Finalisierung und Versand der freigegebenen Rechnungen
Überwachung von offenen Posten und Unterstützung des Mahnprozesses
Projekt- und Business Support
Eigenständige Übernahme und Steuerung administrativer und operativer Projekte
Unterstützung bei internen Themen und bereichsübergreifenden Initiativen
Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Analysen und Entscheidungsvorlagen
Unterstützung bei der Erstellung von Projektangeboten und Kundenunterlagen
Veranstaltungen und Kommunikation
Planung, Organisation und Begleitung von Workshops und Events
Koordination interner Veranstaltungen und Teamevents
Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen Management, Teams und externen Ansprechpartnern
Operative Unternehmensunterstützung
Unterstützung in Bereichen wie Business Development, Vertrieb, Marketing, Customer Success oder HR
Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
Unterstützung von Recruiting-Prozessen und Bewerbermanagement
Übernahme weiterer Aufgaben und Sonderprojekte entsprechend den aktuellen Unternehmensprioritäten

Profil

Fachliche Qualifikationen
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokommunikation oder Fremdsprachenkorrespondent/in, oder eine vergleichbare Qualifikation, beispielsweise im Bereich Tourismus
Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management-, Hospitality- oder Projektumfeld
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams
Idealerweise Erfahrung mit SAP oder Workday
Sehr gute Deutsch- und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Erfahrung in einem Beratungs-, Professional-Services- oder internationalen Unternehmensumfeld ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung
Persönliche Kompetenzen
Ausgeprägtes Organisationstalent und hohes Verantwortungsbewusstsein
Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Hohe Serviceorientierung und Hands-on-Mentalität
Diskretion, Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit
Kommunikationsstärke sowie souveränes Auftreten auf allen Hierarchieebenen
Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
Teamfähigkeit, Eigeninitiative und positive Einstellung
Flexibilität und Freude an einem dynamischen Arbeitsumfeld mit wechselnden Anforderungen
Fähigkeit, Themen eigenständig nachzuverfolgen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen