Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d): Teilzeit (16-20 Std.)

Aufgaben

• Organisation und Management Support
• Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung und des Senior Managements im operativen Tagesgeschäft
• Termin- und Kalendermanagement
• Reiseplanung, Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
• Bearbeitung der Korrespondenz und des Posteingangs
• Organisation und Koordination von internen und externen Besprechungen
• Office Management und Administration
• Sicherstellung effizienter Büroabläufe und organisatorischer Prozesse
• Koordination von Dienstleistern, Verträgen und administrativen Vorgängen
• Verwaltung von Dokumenten, Übersichten und internen Präsentationen
• Vorbereitung von Büros, Meetingräumen und Besucherbetreuung
• Rechnungsstellung und Mahnwesen
• Vorbereitung der monatlichen Rechnungsstellung inkl. einer ersten Plausibilitätsprüfung
• Finalisierung und Versand der freigegebenen Rechnungen
• Überwachung von offenen Posten und Unterstützung des Mahnprozesses
• Projekt- und Business Support
• Eigenständige Übernahme und Steuerung administrativer und operativer Projekte
• Unterstützung bei internen Themen und bereichsübergreifenden Initiativen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Analysen und Entscheidungsvorlagen
• Unterstützung bei der Erstellung von Projektangeboten und Kundenunterlagen
• Veranstaltungen und Kommunikation
• Planung, Organisation und Begleitung von Workshops und Events
• Koordination interner Veranstaltungen und Teamevents
• Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen Management, Teams und externen Ansprechpartnern
• Operative Unternehmensunterstützung
• Unterstützung in Bereichen wie Business Development, Vertrieb, Marketing, Customer Success oder HR
• Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
• Unterstützung von Recruiting-Prozessen und Bewerbermanagement
• Übernahme weiterer Aufgaben und Sonderprojekte entsprechend den aktuellen Unternehmensprioritäten

Profil

• Fachliche Qualifikationen
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokommunikation oder Fremdsprachenkorrespondent/in, oder eine vergleichbare Qualifikation, beispielsweise im Bereich Tourismus
• Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management-, Hospitality- oder Projektumfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams
• Idealerweise Erfahrung mit SAP oder Workday
• Sehr gute Deutsch- und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in einem Beratungs-, Professional-Services- oder internationalen Unternehmensumfeld ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Persönliche Kompetenzen
• Ausgeprägtes Organisationstalent und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung und Hands-on-Mentalität
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit
• Kommunikationsstärke sowie souveränes Auftreten auf allen Hierarchieebenen
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und positive Einstellung
• Flexibilität und Freude an einem dynamischen Arbeitsumfeld mit wechselnden Anforderungen
• Fähigkeit, Themen eigenständig nachzuverfolgen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen

Wir bieten

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Senior Management
• Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Einblick in zahlreiche Unternehmensbereiche
• Mitarbeit in einem dynamischen und wachstumsorientierten Umfeld
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Moderne Arbeitsmittel und digitale Arbeitsumgebung
• Kollegiales, wertschätzendes und professionelles Teamumfeld
• Möglichkeit, regelmäßig aus dem Home Office zu arbeiten

Weitere Informationen

Teilzeit (16-20 Std.)