Teamassistenz Koordination (m/w/d)

Einleitung

Du bist die Person, die dafür sorgt, dass alles läuft.

Während andere nur ein Gutachten sehen, siehst du das Ganze: den Kunden, der wartet. Den Gutachter, der eingeteilt werden muss. Die Rückfrage aus dem Vertrieb, die geklärt gehört. Die Rechnung, die noch offen ist. In der kaufmännischen Koordination hältst du alle Fäden zusammen und arbeitest dabei mit modernen Tools, die dir Routinearbeit abnehmen.

Heid erstellt über 6.000 Gutachten jährlich und arbeitet für Kunden wie die Deutsche Telekom und die Deutsche Bundesbank. Gleichzeitig sind wir ein Team mit kurzen Wegen, in dem jede Person zählt.

Für unseren Standort in Walldorf bei Heidelberg suchen wir dich in Vollzeit vor Ort.

Deine Aufgaben

Du koordinierst den gesamten Ablauf zwischen unseren Kunden, dem Vertriebsteam und einem Netzwerk von über 180 Gutachtern in ganz Deutschland:

• Aufträge steuern: Du ordnest neue Gutachtenaufträge dem passenden Sachverständigen zu, je nach Fachgebiet, Standort und Verfügbarkeit.
• Mit Gutachtern abstimmen: Du klärst Kapazitäten, Termine und Konditionen und verhandelst freundlich, aber bestimmt.
• Kunden betreuen: Du bist die Ansprechperson für Rückfragen, Statusupdates und alles zwischen Auftragseingang und Gutachtenlieferung.
• Vertrieb koordinieren: Du bearbeitest interne Rückfragen zu Objektdetails, Kundensituationen und Leistungsumfang und sorgst dafür, dass Informationen schnell ankommen.
• Mahnwesen und Zahlungen im Blick behalten: Du überwachst offene Posten, klärst Zahlungsrückstände mit Kunden und Gutachtern und hältst Rechnungen nach.
• Qualität sichern: Du achtest auf unsere internen Abläufe, meldest Engpässe frühzeitig und bringst Ideen zur Verbesserung ein.
• Lösungen finden: Wenn ein Gutachter ausfällt, ein Termin platzt oder ein Kunde Sonderwünsche hat, findest du einen Weg.
• Überblick behalten: Du verfolgst laufende Aufträge, Fristen und Status, unterstützt durch ein KI-gestütztes System.

Dein Profil

Du brauchst kein Immobilien-Studium. Was zählt, ist, wie du arbeitest. Besonders gut passt die Rolle mit Erfahrung aus Bankwesen, Hausverwaltung oder Property Management, einer Rechtsanwaltskanzlei, Versicherung oder Schadenregulierung, Disposition oder Auftragssteuerung sowie dem Büromanagement mit Koordinationsaufgaben.

• Organisationstalent: Du koordinierst mehrere Aufgaben gleichzeitig und behältst den Überblick.
• Klare Kommunikation: Du sprichst mit Gutachtern, Kunden und Kollegen professionell und auf Augenhöhe.
• Eigenverantwortung: Du erkennst, was zu tun ist, und packst es an.
• Zuverlässigkeit: Termine, Zusagen und Dokumentation hältst du verbindlich nach.
• Zahlenverständnis: Mit offenen Posten, Fristen und Gutachterhonoraren gehst du sorgfältig um.
• Du hast eine kaufmännische Ausbildung, gehst sicher mit MS Office um und verfügst über fließende Deutschkenntnisse.
• Du bist offen für neue Tools und hast Lust, mit modernen, KI-gestützten Systemen zu arbeiten.

Passende Erfahrungen kannst du zum Beispiel als kaufmännischer Mitarbeiter, Bürokaufmann, Sachbearbeiter in der Verwaltung, Office Manager oder kaufmännische Fachkraft mitbringen (jeweils m/w/d).

Wir bieten

• Eine Rolle mit Bedeutung: Du steuerst operative Abläufe und hast direkten Einfluss auf die Qualität unserer Arbeit.
• 42.000 bis 45.000 € Jahresgehalt und ein unbefristeter Arbeitsvertrag.
• Moderne Arbeitsweise: Wir investieren in Digitalisierung und KI-Tools, damit du dich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren kannst.
• Echte Einarbeitung: Erfahrene Kolleginnen und Kollegen begleiten dich Schritt für Schritt.
• Entwicklung: Wer Verantwortung übernimmt, bekommt die Chance, fachlich und persönlich zu wachsen.
• Moderner Arbeitsplatz: Ergonomische Ausstattung, hochwertige IT, kostenlose Getränke, Snacks und Obst.
• Teamgeist: Regelmäßige Firmenevents und ein familiäres Miteinander.

Weitere Informationen

Klingt nach dir?

Dann bewirb dich direkt über StepStone mit deinem Lebenslauf und einem kurzen Anschreiben oder per E-Mail an [email protected].

Du bist dir nicht sicher, ob du alle Anforderungen erfüllst? Bewirb dich trotzdem. Uns ist wichtiger, wie du denkst und arbeitest, als ein lückenloser Lebenslauf.

Heid Immobilien GmbH Arbeitsort: Hauptstraße 21, 69190 Walldorf bei Heidelberg Vollzeit vor Ort