Office Manager Empfang (m/w/d) 20 Std./Woche

Einleitung

Als Office-Allrounder (m/w/d) bzw. Office-Manager (m/w/d) sind Sie die erste Ansprechperson für Besucherinnen und Besucher, Geschäftspartner und Kolleginnen und Kollegen – und damit das Aushängeschild unseres Unternehmens. Mit Ihrem freundlichen und professionellen Auftreten sorgen Sie für einen positiven ersten Eindruck und einen reibungslosen Ablauf am Empfang.

Aufgaben

• Sie bearbeiten eigenverantwortlich Anfragen an das Einwohnermeldeamt und stellen so sicher, dass versendete Post den richtigen Empfänger erreicht.
• Sie kümmern sich um die Bearbeitung von Rücksendeschreiben und unzustellbaren Rechnungen und sorgen dafür, dass Adressdaten und Kundendaten stets aktuell und korrekt gepflegt sind.
• Sie führen eigenständig Erbermittlungen durch und klären die rechtmäßigen Erben im Rahmen gesetzlicher Vorgaben.
• Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Bearbeitung eingehender E-Mails und Post
• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Konferenzräumen
• Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
• Unterstützung bei der Organisation von internen Veranstaltungen und Meetings
• Allgemeine administrative Tätigkeiten sowie Unterstützung der Geschäftsführung und Fachabteilungen im Tagesgeschäft

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Empfangsbereich, Office Management oder in einer vergleichbaren Position wünschenswert
• Sicheres, freundliches und gepflegtes Auftreten sowie ausgeprägte Serviceorientierung
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, Englischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und Teamfähigkeit
• Zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Hands-on Mentalität

Wir bieten

Eine aktive, gestaltende und verantwortliche Rolle im Bereich Officemanagement

• Selbstständiges Arbeiten
• Flexibles Arbeiten an unserem Standort in München
• Ein modernes Traditionsunternehmen, in dem noch jeder jeden kennt
• Helle, großzügige Büroräume in verkehrsgünstiger Lage in München-Moosach
• Leistungsgerechte Bezahlung und diverse Zusatzleistungen, wie z. B. Förderung der betrieblichen Altersvorsorge, Vorteilsportal Corporate Benefits, Fahrtkostenzuschuss, jährlicher Betriebsausflug
• Hochmotivierte und talentierte Kolleg

Innen, mit denen es Spaß macht zu arbeiten

• Direkte Kommunikationswege, flache Hierarchien