Koordynator / Koordynatorka Konferencji

Wymagania:

• Doświadczenie w organizacji konferencji, eventów, szkoleń lub innych wydarzeń
• Samodzielna koordynacja wielu projektów i zadań jednocześnie
• Sprawna współpraca z klientami, prelegentami, dostawcami i podwykonawcami
• Umiejętność negocjowania warunków współpracy i kontrolowania budżetu wydarzenia
• Znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel
• Umiejętność odnajdywania się w dynamicznej pracy i szybkiego reagowania na zmiany
• Gotowość do pracy podczas wydarzeń, również poza standardowymi godzinami pracy

Mile widziane:

• Znajomość systemów CRM
• Doświadczenie we współpracy z dostawcami i podwykonawcami
• Podstawowa znajomość WordPressa i Canvy
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B1

Zadania:

• Kompleksowa organizacja konferencji i wydarzeń – od etapu przygotowań po realizację wydarzenia
• Bieżący kontakt z klientami, prelegentami, partnerami i podwykonawcami
• Przygotowywanie harmonogramów, agend oraz planów organizacyjnych
• Koordynowanie logistyki wydarzeń, w tym sal, cateringu, noclegów, transportu i materiałów konferencyjnych
• Współpraca i negocjowanie warunków z dostawcami oraz podwykonawcami
• Przygotowywanie i kontrolowanie budżetów wydarzeń
• Koordynowanie działań w dniu wydarzenia oraz dbanie o jego sprawny przebieg
• Nadzorowanie terminów i realizacji poszczególnych zadań
• Przygotowywanie dokumentów, zestawień, raportów i podsumowań po wydarzeniach
• Współpraca z zespołami marketingu, sprzedaży i administracji
• Aktualizacja i edycja treści na stronie internetowej w systemie WordPress
• Bieżące reagowanie na sytuacje wymagające szybkiego rozwiązania