Administrator(ka) biura ze znajomością środowiska IT

Nasze przedsiębiorstwo poszukuje administratora/administratorkę biura ze znajomością środowiska IT.

Obowiązki:

• Kompleksowa organizacja i koordynacja bieżących spraw administracyjnych biura.
• Samodzielne prowadzenie powierzonych tematów, ustalanie priorytetów oraz pilnowanie terminowej realizacji zadań.
• Identyfikowanie obszarów wymagających usprawnienia oraz inicjowanie i wdrażanie nowych rozwiązań.
• Koordynowanie prostych zadań administracyjnych wykonywanych przez asystentów oraz kontrolowanie ich realizacji.
• Obsługa administracyjna klientów, w tym kontakt telefoniczny i mailowy, przygotowywanie dokumentów oraz pozyskiwanie brakujących informacji.
• Przygotowywanie, aktualizowanie i weryfikowanie umów z klientami oraz pilnowanie ich prawidłowego obiegu i podpisania.
• Tworzenie i aktualizowanie procedur, checklist, instrukcji oraz wzorów dokumentów.
• Fakturowanie klientów oraz prowadzenie i aktualizowanie związanych z tym zestawień.
• Prowadzenie i aktualizacja baz klientów, baz kontaktowych, rejestrów oraz innych danych firmowych.
• Organizacja i utrzymywanie uporządkowanej struktury dokumentów na dyskach firmowych, Google Drive, OneDrive i Microsoft Teams.
• Dbanie o prawidłowy obieg informacji i dokumentów pomiędzy pracownikami oraz poszczególnymi działami.
• Administracyjne wsparcie procesów związanych z archiwizacją, przechowywaniem i bezpieczną utylizacją dokumentacji.
• Bieżąca obsługa środowiska Microsoft 365, Teams, OneDrive oraz podstawowych dostępów i kont użytkowników.
• Rozwiązywanie podstawowych problemów technicznych pracowników oraz współpraca z zewnętrzną obsługą IT w bardziej zaawansowanych sprawach.
• Samodzielne wyszukiwanie, testowanie i wdrażanie nowych narzędzi oraz rozwiązań usprawniających pracę firmy.
• Współpraca przy automatyzacji procesów administracyjnych oraz wdrażaniu narzędzi wykorzystujących AI.
• Wyszukiwanie dostawców i usług, porównywanie ofert, kontakt z kontrahentami oraz przedstawianie rekomendacji.
• Organizowanie szkoleń dla pracowników, w tym wyszukiwanie odpowiednich ofert, kontakt z dostawcami i koordynowanie udziału pracowników.
• Organizacja administracyjnego i technicznego onboardingu oraz offboardingu pracowników.
• Koordynowanie bieżących zakupów, wyposażenia biura, inwentaryzacji oraz pozostałych spraw organizacyjnych.
• Współpraca przy działaniach marketingowych firmy, w tym aktualizacji strony internetowej i przygotowywaniu materiałów.
• Współpraca z księgowością, kadrami, marketingiem, IT i pozostałymi osobami/działami w firmie.
• Dbanie o bezpieczeństwo informacji, właściwe dostępy do danych oraz przestrzeganie zasad ochrony danych.

Wymagania:

• Doświadczenie w pracy administracyjnej.
• Wykształcenie wyższe lub w trakcie studiów.
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność jednoczesnego prowadzenia wielu tematów.
• Duża samodzielność, inicjatywa i umiejętność dostrzegania obszarów wymagających usprawnienia.
• Umiejętność doprowadzania rozpoczętych spraw do końca i pilnowania terminów.
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności programu Excel.
• Swobodne poruszanie się w środowisku Microsoft 365, Teams i OneDrive (w tym nadawanie uprawnień).
• Dobre umiejętności techniczne i łatwość uczenia się nowych programów oraz systemów.
• Umiejętność samodzielnego rozwiązywania podstawowych problemów technicznych.
• Umiejętność tworzenia czytelnych procedur, instrukcji, checklist i dokumentacji wewnętrznej.
• Umiejętność pracy z dużą ilością informacji, dokumentów i danych.
• Skrupulatność, odpowiedzialność i bardzo dobra dbałość o szczegóły.
• Podstawowa znajomość zagadnień księgowych i rozumienie sposobu funkcjonowania biura rachunkowego.
• Doświadczenie w pracy z poufnymi informacjami oraz podstawowa znajomość zasad RODO i bezpieczeństwa danych.
• Umiejętność profesjonalnej komunikacji z klientami, pracownikami i dostawcami.
• Umiejętność wyszukiwania informacji, analizowania dostępnych rozwiązań i przedstawiania rekomendacji.
• Znajomość języka angielskiego pozwalająca na swobodną pracę z dokumentacją, narzędziami oraz komunikację (min. B2).
• Otwartość na nowe technologie, automatyzację i wykorzystywanie narzędzi AI.
• Gotowość do ciągłego rozwoju i zdobywania nowych kompetencji.

Mile widziane:

• Znajomość programu Canva.
• Podstawowa znajomość WordPressa.
• Doświadczenie w pracy w biurze rachunkowym/kancelarii prawnej/kancelarii doradztwa podatkowego.
• Znajomość Saldeo

SMART, InsERT GT, NEXO lub podobnych systemów.

• Doświadczenie w administracji Microsoft 365.
• Doświadczenie we wdrażaniu nowych narzędzi lub usprawnianiu procesów.
• Praktyczne zainteresowanie wykorzystaniem AI i automatyzacji w pracy biurowej.

O nas:

Nazwa DCK pochodzi od wcześniejszej marki − Dolnośląskie Centrum Księgowe. Z czasem jednak grono naszych klientów powiększyło się. Zaczęliśmy obsługiwać przedsiębiorców z całej Polski. Nasza nazwa nie była już adekwatna, dlatego postanowiliśmy pozostawić tylko skrót DCK. Był on czytelny i rozpoznawalny, zwłaszcza dla naszych partnerów z innych rejonów kraju czy z zagranicy.

• Specjalizujemy się w kompleksowej obsłudze w zakresie rachunkowości, doradztwa podatkowego, kadr i płac oraz finansów. Współpracujemy zarówno z małymi i średnimi przedsiębiorstwami z Polski, jak i z polskimi oddziałami międzynarodowych firm. Nasze doświadczenie obejmuje różnorodne branże, w tym produkcyjną, e-commerce, handlową, badawczo-rozwojową z obszaru nowoczesnych technologii, consultingu oraz usług.
• Jesteśmy podmiotem wpisanym przez Krajową Radę Doradców Podatkowych do rejestru osób prawnych uprawnionych do wykonywania doradztwa podatkowego pod numerem 827. Zgromadziliśmy szereg dokumentów poświadczających nasze kwalifikacje. Posiadamy certyfikat rzetelnego biura rachunkowego, certyfikat Ministerstwa Finansów uprawniający do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także certyfikat Rzetelnej Firmy. Aby w pełni zabezpieczyć interes naszych klientów, dysponujemy zarówno obowiązkowymi, jak i dobrowolnymi ubezpieczeniami OC. Od wielu lat jesteśmy także członkiem Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, co dodatkowo potwierdza nasze zaangażowanie w najwyższe standardy jakości oraz etyki zawodowej.
• Nasze biuro rachunkowe wspiera klientów już od 10 lat. Pomagamy w optymalizacji podatkowej obciążeń budżetowych, kompleksowym planowaniu podatkowym, interpretacji przepisów prawa i reprezentacji przed organami skarbowymi oraz sądami administracyjnymi. Nasi doświadczeni eksperci pracują na rzecz przedsiębiorstw z różnych sektorów gospodarki, pomagając im w minimalizacji ryzyka podatkowego oraz maksymalizacji korzyści.
• Więcej o nas na stronie: www.dck.pl