Koordynator / Koordynatorka Projektów Incentive Travel & MICE

Wymagania

• Wybitne zdolności organizacyjne oraz umiejętność prowadzenia wielowątkowych zadań bez gubienia detali.
• Płynna komunikacja w języku angielskim umożliwiająca swobodną koordynację dostawców zagranicznych.
• Dojrzałość w relacjach interpersonalnych, naturalna swoboda w kontakcie z klientem business-to-business.
• Szybkość w przyswajaniu nowych narzędzi cyfrowych i pracy w środowisku online.
• Mile widziane (lecz niewymagane) doświadczenie w branżach: turystyka, MICE, eventy, hotelarstwo, logistyka lub koordynacja projektów.
• Gotowość do pracy stacjonarnej w Sopocie w okresie wdrożenia (docelowo tryb hybrydowy).

Opis stanowiska:

Dołącz do zespołu realizującego szyte na miarę wyjazdy firmowe, wydarzenia MICE i projekty turystyki premium na całym świecie. Szukamy osoby skrupulatnej i świetnie zorganizowanej, która po kompleksowym przeszkoleniu przejmie pełną kontrolę nad sprawnym przebiegiem przydzielonych zleceń.

Najważniejsze zadania:

• Poznanianie wewnętrznych procesów, standardów logistycznych oraz obsługi dedykowanych systemów operacyjnych.
• Organizacja i kontrola dokumentacji wyjazdowej (harmonogramy, listy gości, podział pokoi, ubezpieczenia, vouchery i odprawy biletowe).
• Prowadzenie bieżących uzgodnień operacyjnych z partnerami zewnętrznymi (hotele, agencje DMC, linie lotnicze, lokalni przewoźnicy, gastronomia).
• Nadzór nad budżetem, terminami i checklistami – od momentu przekazania zlecenia przez dział handlowy po jego rozliczenie.
• Bezpośredni kontakt organizacyjny z klientem korporacyjnym oraz przygotowywanie wytycznych dla kadry terenowej (pilotów/rezydentów).
• Monitorowanie potencjalnych ryzyk logistycznych i sprawne reagowanie na niespodziewane sytuacje operacyjne.