Koordynator / Koordynatorka Projektów Incentive Travel & MICE

NAT.travel Sp. z o.o. Show all offers

Sopot

Expires Nov 4, 2026

16 days ago

In short

Job offer for a Project Coordinator for Incentive Travel & MICE in Sopot (hybrid model). Responsibilities include managing project documentation, coordinating with external partners, overseeing budgets, and direct client contact. Requires excellent organizational skills and fluent English.

Keywords

project coordination event management travel logistics client relations budget management team collaboration operational planning

AI-written summary based on the listing content.

Wymagania

Wybitne zdolności organizacyjne oraz umiejętność prowadzenia wielowątkowych zadań bez gubienia detali.
Płynna komunikacja w języku angielskim umożliwiająca swobodną koordynację dostawców zagranicznych.
Dojrzałość w relacjach interpersonalnych, naturalna swoboda w kontakcie z klientem business-to-business.
Szybkość w przyswajaniu nowych narzędzi cyfrowych i pracy w środowisku online.
Mile widziane (lecz niewymagane) doświadczenie w branżach: turystyka, MICE, eventy, hotelarstwo, logistyka lub koordynacja projektów.
Gotowość do pracy stacjonarnej w Sopocie w okresie wdrożenia (docelowo tryb hybrydowy).

Opis stanowiska:

Dołącz do zespołu realizującego szyte na miarę wyjazdy firmowe, wydarzenia MICE i projekty turystyki premium na całym świecie. Szukamy osoby skrupulatnej i świetnie zorganizowanej, która po kompleksowym przeszkoleniu przejmie pełną kontrolę nad sprawnym przebiegiem przydzielonych zleceń.

Najważniejsze zadania:

Poznanianie wewnętrznych procesów, standardów logistycznych oraz obsługi dedykowanych systemów operacyjnych.
Organizacja i kontrola dokumentacji wyjazdowej (harmonogramy, listy gości, podział pokoi, ubezpieczenia, vouchery i odprawy biletowe).
Prowadzenie bieżących uzgodnień operacyjnych z partnerami zewnętrznymi (hotele, agencje DMC, linie lotnicze, lokalni przewoźnicy, gastronomia).
Nadzór nad budżetem, terminami i checklistami – od momentu przekazania zlecenia przez dział handlowy po jego rozliczenie.
Bezpośredni kontakt organizacyjny z klientem korporacyjnym oraz przygotowywanie wytycznych dla kadry terenowej (pilotów/rezydentów).
Monitorowanie potencjalnych ryzyk logistycznych i sprawne reagowanie na niespodziewane sytuacje operacyjne.