Teamassistenz in der Energiebranche (m/w/d)

ZusammenfassungEmagine GmbH ist eine europäische Technologie- und Managementberatung, die Unternehmen mit hochqualifizierter Expertise unterstützt. Mit einem Netzwerk von über 6000 Experten bieten wir maßgeschneiderte Beratungsdienste, Nearshoring-as-a-Service und Managed Service an. Als Teamassistenz sind Sie zentrale organisatorische und administrative Unterstützung für die Bereichsleitung sowie für das gesamte Team. Sie sorgen am Standort Essen im Bereich der Energiebranche für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft, koordinieren Termine, Reisen und interne Prozesse und übernehmen eigenständig Aufgaben, die zur effizienten und professionellen Arbeitsweise des Bereichs beitragen. Durch Ihr organisatorisches Talent und Ihre sichere Kommunikation vertreten Sie den Bereich zuverlässig nach innen und außen.Ihre AufgabenVerantwortliche Steuerung und Organisation sämtlicher Aufgaben innerhalb der TeamassistenzAktive und vorausschauende Unterstützung des Vice President sowie des gesamten Teams bei administrativen und organisatorischen TätigkeitenSelbstständige Planung, Vorbereitung und Buchung von Geschäftsreisen inklusive Flug-, Hotel- und MietwagenarrangementsZuverlässige und präzise Bearbeitung des internen sowie externen SchriftverkehrsÜbernahme klassischer Assistenz‑, Büro‑ und VerwaltungsaufgabenVertretung der im Bereich zuständigen FuhrparkkoordinationPlanung, Organisation und Umsetzung interner wie externer MitarbeiterschulungenTermin‑, Meeting‑ und Besprechungskoordination inklusive Raumorganisation, Bewirtung und Erstellung der entsprechenden NachweiseStrukturierte Ablage, sorgfältige Dokumentation und kontinuierliche Pflege administrativer Abläufe und ProzesseIhr ProfilAbgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder in einem ähnlichen TätigkeitsfeldErste Berufserfahrung in der Teamassistenz oder im Office‑Management von VorteilAusgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie eine sehr strukturierte, zuverlässige ArbeitsweiseSicherer Umgang mit den gängigen MS‑Office‑ProgrammenSehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau C1)Hohe Kommunikationskompetenz, Teamorientierung und ein diskretes AuftretenFähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu steuern und verlässlich abzuwickelnFreundliches, serviceorientiertes Verhalten sowie ein hohes Maß an SelbstständigkeitWir bietenEine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen.Ein motiviertes Team und eine offene Unternehmenskultur.Attraktive, innovative Gehaltspakete.Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.Eine unbefristete Anstellung sowie 30 Tage Urlaub.Mitarbeit an zukunftsorientierten Projekten.Jährliche Weiterbildungsbudgets zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.Individuelle Betreuung durch spezialisierte Relationship Engagement Manager.Die Stelle ist zunächst befristet mit einer geplanten Laufzeit von 24 Monaten.Bei Interesse freuen wir uns über Ihren Lebenslauf!Für eventuelle Rückfragen stehen wir gern zur Verfügung.