Team- / Office Assistant (w/m/d)

Einleitung

Brunswick ist eine weltweit tätige Beratungsfirma. Wir unterstützen Unternehmen dabei, anspruchsvolle Themen anzugehen, komplexe Stakeholder-Beziehungen zu navigieren und wirkungsstarke Ergebnisse zu erzielen.

Unsere Kund:innen schätzen unsere Fähigkeit, die entscheidenden Akteur:innen und Einflüsse im Finanz- und Investitionsumfeld, im regulatorischen und geopolitischen Kontext, in der NGO-Landschaft, der Arbeitswelt und darüber hinaus vorauszusehen, zu gestalten und auf sie zu reagieren. Sie verlassen sich auf unsere umfangreiche Erfahrung, frische Perspektiven und kreatives Denken. Bei Brunswick ist daher eine außergewöhnliche Vielfalt an Erfahrung und Talent mit ganz unterschiedlichen Hintergründen zu finden. Von Anfang an war es unser Ziel, die besten Fachleute der Branche zu gewinnen, weiterzuentwickeln und langfristig zu halten, vereint durch eine Kultur der Inklusivität, Exzellenz und intellektuellen Neugier.

Gegründet 1987 in London, ist das Unternehmen organisch auf 27 Büros in 18 Ländern in Nord- und Südamerika, Europa, dem Mittleren Osten, Afrika, Asien und Australien gewachsen. Wir arbeiten als „One-Firm Firm“ ohne individuelle Profitcenter. Dadurch können wir für jede:n Kund:in internationale, maßgeschneiderte Teams zusammenstellen, die auf sämtliche Ressourcen von Brunswick weltweit zugreifen können. 

Die Tätigkeit als Team- / Office Assistant in unserem Unternehmen umfasst die Unterstützung des Teams vor Ort sowie administrative Aufgaben als Teil des Assistenzteams. Die Rolle kann zudem projektbezogene oder interne Zusatzaufgaben beinhalten.

Zu den Aufgaben gehören unter anderem:

• Empfang und Betreuung von Gästen
• Büroorganisation und -instandhaltung (Ansprechpartner:in für Vermieter:innen, Bearbeitung von Büroangelegenheiten, Lieferant:innenmanagement etc.)
• Betreuung der Küche / Konferenzräume (Sauberkeit, Bestellung und Verwaltung von Lebensmitteln, Auffüllen des Kühlschranks etc.)
• Sicherstellung eines stets ordentlichen, sauberen und professionellen Büroauftritts für Mitarbeitende und Gäste
• Organisation von Catering für interne und externe Meetings
• Bestellung von Bürobedarf, Lebensmitteln, Getränken sowie Verbrauchsmaterialien
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Lieferungen
• Verwaltung der Bargeldkasse
• Terminmanagement und Koordination interner und externer Meetings
• Bearbeitung von Spesen und Stundenzetteln
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Verwaltung von BahnCards
• Kontaktmanagement mit Hilfe des CRM-Systems zur Pflege der Kontaktdaten
• Einladungsmanagement für Veranstaltungen sowie Unterstützung des Marketingteams bei Planung und Durchführung
• Unterstützung bei Reisebuchungen und Nutzung des Reisebuchungssystems Perk
• Weitere Aufgaben nach Bedarf

Ihr Profil

• 1–2 Jahre Berufserfahrung als Rezeptionist (w/m/d) oder Assistenz in einer Beratungsfirma, Anwaltskanzlei, einem Professional-Services-Unternehmen oder im Hotel- und Gastgewerbe; alternativ Erfahrung als vielseitige Problemlösungskraft in einem anspruchsvollen organisatorischen Umfeld
• Selbstbewusste Persönlichkeit mit nachgewiesenen organisatorischen Fähigkeiten und hoher Diskretion
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, abgestimmt auf unterschiedliche Zielgruppen
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C2) und sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1)
• Fundierte Kenntnisse aller MS-Office-Anwendungen
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Offenheit für neue Technologien
• Hohe Motivation für qualitativ hochwertige Arbeit und strukturierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld und herausfordernden Situationen souverän zu arbeiten

Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen

• Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten
• Diskretion, Professionalität und zuverlässiges Urteilsvermögen
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Sehr gute Administrations- und Organisationsfähigkeiten sowie hohe Kompetenz in Word, PowerPoint, Excel und AI-Prompting
• Hohe Detailorientierung
• Fähigkeit, schnell vertrauensvolle Beziehungen intern wie extern aufzubauen
• Positive, lösungsorientierte Haltung (Hands-on-Mentalität)
• Belastbarkeit und ausgeprägte Teamfähigkeit
• Proaktive Arbeitsweise mit Blick auf anstehende Aufgaben, Meetings und Ereignisse

Weitere Informationen

Brunswick Group GmbH

Widenmayerstraße 16
80538 München
https://www.brunswickgroup.com/home/