Specjalistka / Specjalista ds. administracji i wsparcia operacyjnego

Specjalistka / Specjalista ds. administracji i wsparcia operacyjnego

(Backoffice operacyjny | dokumenty, rozliczenia, organizacja)

Lokalizacja: Olsztyn

O firmie

Grupa Moto Rewolucja sp. z o.o. to rozwijająca się organizacja e-commerce i retail w branży motocyklowej.

Działamy na dużą skalę, obsługujemy tysiące zamówień miesięcznie i współpracujemy z międzynarodowymi partnerami (m.in. KTM, Yamaha, GASGAS). Stawiamy na uporządkowane procesy, automatyzację i efektywność operacyjną.

O roli

Poszukujemy osoby, która będzie odpowiadać za sprawne funkcjonowanie zaplecza operacyjnego firmy — w szczególności w obszarze dokumentów, rozliczeń oraz bieżącej administracji.

To stanowisko dla osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i nastawionej na rozwiązywanie problemów — takiej, która doprowadza sprawy do końca i dba o porządek w procesach.

Zakres obowiązków

Administracja (kluczowy obszar)

• wprowadzanie, weryfikacja faktur zakupowych oraz kosztowych (priorytet)
• opisywanie faktur przed etapem księgowania
• obsługa skrzynek mailowych (m.in. biuro, faktury)
• nadzór nad obiegiem dokumentów i archiwizacją
• obsługa korespondencji firmowej
• kontakt z dostawcami i partnerami biznesowymi (umowy, media, leasingi)

BDO / Intrastat

• przygotowanie danych do deklaracji
• składanie zgłoszeń i raportów

Wsparcie operacyjne

• zamawianie materiałów operacyjnych i biurowych (kartony, taśmy, stretch)
• wyszukiwanie optymalnych ofert zakupowych
• weryfikacja rozliczeń zgodnie z umowami (np. kurierzy, operatorzy usług)
• kontakt z partnerami (np. TPay, InPost, GLS)
• bieżące wsparcie organizacyjne biura

Wymagania

Wymagania podstawowe:

• doświadczenie w administracji, backoffice lub pracy z dokumentami
• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów
• dokładność oraz odpowiedzialność
• samodzielność i inicjatywa w działaniu

Mile widziane:

• znajomość systemów ERP (np. Symfonia lub podobne)
• doświadczenie w pracy z fakturami kosztowymi i rozliczeniami
• umiejętność wykorzystywania narzędzi AI w codziennej pracy (np. do automatyzacji, analizy, organizacji zadań)

Oferujemy

• stabilne zatrudnienie w rozwijającej się organizacji
• realny wpływ na funkcjonowanie procesów operacyjnych
• uporządkowane środowisko pracy (systemy, procedury)
• brak korporacyjnej biurokracji
• możliwość rozwoju wraz ze wzrostem firmy

Zastrzegamy kontakt tylko z wybranymi kandydatkami / kandydatami.