SPECJALISTA/SPECJALISTKA DS. ADMINISTRACJI BIURA INWESTYCJI

1. Bieżące prowadzenie Biura Inwestycji od strony organizacyjnej i administracyjnej;
2. Obsługa kancelaryjna i administracyjna zespołu Biura Inwestycji;
3. Prowadzenie dokumentacji Biura Inwestycji w formie papierowej i elektronicznej;
4. Przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji oraz współpraca z archiwum zakładowym;
5. Koordynacja terminów narad i spotkań obejmująca prowadzenie i aktualizację kalendarza Biura Inwestycji, kontakt organizacyjny z uczestnikami, wysyłkę zaproszeń, obsługę zmian terminów oraz przygotowanie organizacyjne spotkań na polecenie zespołu merytorycznego;
6. Koordynacja obiegu dokumentów pomiędzy Zamawiającym, Inwestorem Zastępczym, Projektantem i Wykonawcą;
7. Kompletowanie materiałów do dalszego procedowania, prowadzenie dokumentacji inwestycji (rejestry korespondencji, rejestr zmian, rejestr roszczeń, rejestr ryzyk);
8. Wsparcie w przygotowywaniu materiałów do raportów oraz sprawozdań dla organu nadzorującego;
9. Monitorowanie procedur administracyjnych (pozwolenia, zgłoszenia, uzgodnienia, decyzje).

Wymagania: Wymagania:

1. Wstępna znajomość przepisów Prawa budowlanego oraz zasad realizacji inwestycji w sektorze publicznym;
2. Umiejętność dobrej organizacji czasu pracy;
3. Umiejętność pracy z wieloma zadaniami równolegle;
4. Biegła znajomość obsługi programów pakietu MS Office (w szczególność MS Excel);
5. Praktyczna znajomość procesu inwestycyjnego (od fazy projektowej do odbioru końcowego);
6. Dobra znajomość zasad obiegu dokumentów, korespondencji formalnej i urzędowej oraz pracy w administracji publicznej;
7. Umiejętność współpracy w zespole;
8. Samodzielność, odpowiedzialność, skrupulatność oraz świadomość poufności pracy z dokumentami.

Niezbędne dokumenty:

1. Podpisany własnoręcznie lub opatrzony podpisem w elektronicznym systemie EPUAP lub systemie e-Doręczeń kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie; Kwestionariusz dostępny na stronie: https://bip.ethnomuseum.pl/oferty-pracy/kwestionariusz-osoby-ubiegajacej-sie-o-zatrudnienie/
2. Udokumentowanie wyższego wykształcenia technicznego
3. Kopia/skan dyplomu ukończenia studiów wyższych I lub II stopnia lub zaświadczenie o ukończeniu studiów (uwzględniające uzyskanie odpowiedniego tytułu zawodowego) wydane przez uczelnię.
4. Udokumentowanie minimum 4-letniego doświadczenia w pracy przy realizacji inwestycji budowlanych po stronie Zamawiającego lub Inwestora realizującego kubaturowe inwestycje budowlane;
5. Kopie/skany świadectw pracy lub w przypadku trwania stosunku pracy, zaświadczenie o zatrudnieniu, zawierające okres zatrudnienia u danego pracodawcy.
6. Dokumenty potwierdzające świadczenie usług na podstawie umów zlecenie (np. zaświadczenie od zleceniodawcy, zaświadczenie ZUS USP) W przypadku dokumentów napisanych w innym języku, niż język polski należy załączyć ich tłumaczenie, zrobione przez tłumacza przysięgłego.

Dokumenty aplikacyjne należy dostarczyć w terminie do 19.04.2026 r.

Dokumenty aplikacyjne należy dostarczyć w jednej z wybranych form:

• drogą elektroniczną na adres e-mail: [email protected] w tytule maila wpisując PME/2026/4;
• osobiście lub pocztą tradycyjną na adres Państwowego Muzeum Etnograficznego w Warszawie, tj. ul. Kredytowa 1, 00-056 Warszawa z dopiskiem na kopercie PME/2026/4
• na adres skrzynki ePUAP - Ethnomuseum/SkrytkaESP
• na adres adres e-Doręczeń - AE:PL-13640-58763-SRBWG-14

Termin dostarczenia dokumentów uważa się za zachowany, jeśli dokumenty aplikacyjne wpłyną do Państwowego Muzeum Etnograficznego w Warszawie najpóźniej w dn. 19.04.2026 r.

Dokumenty aplikacyjne, które wpłyną po terminie wskazanym w ogłoszeniu o naborze lub w niewłaściwy sposób, pozostawia się bez rozpatrzenia.

Państwowe Muzeum Etnograficzne w Warszawie na każdym etapie naboru może podjąć decyzję o odstąpieniu od jego przeprowadzenia bez podania przyczyny.

Muzeum nie zwraca nadesłanych materiałów.

Pełna treśc oferty jest dostępna na stronie: https://bip.ethnomuseum.pl/oferty-pracy/

Warunki pracy: Wymiar etatu: 1.00 Zmianowość: jedna zmiana System wynagradzania: Czasowy ze stawką miesięczną