Specjalista/Specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej

Opis stanowiska

Zakres zadań:

• kompleksowa obsługa sekretariatu: telefon, e-mail, korespondencja, kontakt z interesantami i partnerami,

• prowadzenie i nadzór nad obiegiem dokumentów w instytucji (rejestracja, dekretacja, przekazywanie do realizacji, archiwizacja),

* obsługa e-Doręczeń (odbiór/wysyłka, rejestracja, pilnowanie terminów, przekazywanie spraw do realizacji),

• przygotowywanie projektów pism oraz zestawień administracyjnych,

• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (w tym przesyłki tradycyjne),

• prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP): publikacja i aktualizacja treści, weryfikacja kompletności informacji we współpracy z komórkami merytorycznymi,

• wsparcie administracyjne dyrekcji i zespołu (organizacja spotkań, kalendarz, podstawowa logistyka).

Wymagania

Wymagania niezbędne:

• wykształcenie min. Średnie, preferowane wyższe (administracja / prawo / zarządzanie / humanistyczne),

• doświadczenie w pracy biurowej/sekretariacie/administracji min. 1–2 lata,

• gotowość do pracy na e-Doręczeniach (warunek konieczny),

• doświadczenie lub gotowość do prowadzenia BIP (redagowanie i publikacja treści), • bardzo dobra organizacja pracy, skrupulatność, samodzielność, terminowość,

• umiejętność redagowania korespondencji urzędowej i pracy z dokumentacją,

• znajomość MS Office / Google Workspace (w szczególności Word, Excel, poczta),

• wysoka kultura osobista i komunikatywność,

• odpowiedzialność i dyskrecja (dane i dokumenty wrażliwe).

Mile widziane:

• doświadczenie w instytucji kultury lub jednostce sektora publicznego,

• znajomość instrukcji kancelaryjnej/archiwalnej i podstaw obiegu dokumentów,

• doświadczenie w przygotowywaniu zarządzeń, pełnomocnictw, protokołów/notatek,

• umiejętność pracy w sytuacjach wielozadaniowych (wydarzenia, terminy, korespondencja),

• komunikatywny język angielski

Oferujemy

Oferujemy:

• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w stabilnej instytucji kultury,

• pracę w zespole ok. 20 osób i realny wpływ na porządkowanie procesów kancelaryjno-informacyjnych,

• wczasy pod gruszą i szkolenia,

• narzędzia pracy i wdrożenie do procedur.

Warunki aplikowania

Dokumenty aplikacyjne:

• CV,

• krótki list motywacyjny,

• zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji (klauzula RODO – poniżej).

Sposób składania ofert:

Informacja o etapach naboru: Wybrane osoby zostaną zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną. Instytucja zastrzega możliwość zakończenia naboru bez wyłonienia kandydata. Klauzula RODO (zamieszczona w CV) „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w przesłanych dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.”