Specjalista / Specjalistka ds. obsługi doktorantów

Wymagania:

• wykształcenie wyższe (mile widziane administracyjne, prawnicze lub pokrewne),
• minimum 3 letnie doświadczenie zawodowe,
• mile widziane doświadczenie w pracy administracyjnej w szkolnictwie wyższym,
• znajomość języka angielskiego na poziomie średnio zaawansowanym,
• znajomość przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego,
• umiejętność pracy z systemami informatycznymi (znajomość USOS i POL-on będzie dodatkowym atutem),
• bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność pracy pod presją terminów,
• umiejętność pracy w grupie,
• komunikatywność, dokładność i odpowiedzialność.

Opis stanowiska:

Do zespołu administracyjnego Szkoły Doktorskiej poszukujemy osoby odpowiedzialnej za kompleksową obsługę procesu kształcenia doktorantów – od rekrutacji po zakończenie kształcenia. Jeśli jesteś osobą dobrze zorganizowaną, rzetelną i swobodnie poruszasz się w przepisach prawa administracyjnego – zapraszamy do aplikowania.

Zakres obowiązków:

• Zarządzanie ofertą dydaktyczną

  • administrowanie zapisami na kursy i seminaria,
  • monitorowanie limitów grup zajęciowych,
  • obsługa procesu anulowania grup zajęciowych.

• Monitorowanie przebiegu kształcenia

  • kontrola formalna semestralnych i rocznych sprawozdań doktorantów.

• Dokumentacja przebiegu kształcenia

  • prowadzenie i archiwizacja teczek osobowych doktorantów (w formie papierowej i elektronicznej),
  • obsługa dokumentacji w systemach uczelnianych (USOS oraz POL-on).

• Obsługa procesu kończenia kształcenia

  • weryfikacja realizacji programu kształcenia przez doktorantów kończących szkołę doktorską,
  • przygotowywanie dokumentacji związanej z zakończeniem kształcenia.

• Administracyjna obsługa kandydata i doktoranta

  • nadzór nad procesem rekrutacji,
  • obsługa Elektronicznej Legitymacji Doktoranta (ELD),
  • wydawanie zaświadczeń i bieżąca obsługa administracyjna.

• Koordynacja spraw administracyjnych

  • opracowywanie projektów decyzji administracyjnych (m.in. w sprawach przedłużenia kształcenia),
  • obsługa odwołań i podań doktorantów,
  • koordynacja prac związanych z przygotowaniem rozstrzygnięć administracyjnych.

• Stosowanie procedur KPA

  • zapewnienie zgodności postępowań z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego,
  • dbałość o terminy, poprawność formalną i prawidłowość doręczeń.

• Tworzenie dokumentacji wewnętrznej

  • przygotowywanie projektów procedur, zarządzeń oraz wzorów dokumentów.

• Obsługa bieżąca

  • udzielanie informacji kandydatom i doktorantom w zakresie regulaminu Szkoły Doktorskiej, obowiązujących przepisów prawa i procedur uczelnianych.
  • Koordynacja praktyk zawodowych
  • koordynowanie procesu realizacji praktyk zawodowych doktorantów.