Specjalista / Specjalistka ds. kadr i legalności zatrudnienia

O nas

Jesteśmy firmą realizującą projekty międzynarodowe, delegującą pracowników m.in. do Szwecji i Norwegii. W naszej branży jeden błąd kadrowy może zablokować projekt, narazić firmę na kary lub utratę klienta. Dlatego szukamy osoby, która traktuje kadry nie jako administrację, ale jako obszar porządku, legalności i kontroli ryzyka.

Cel stanowiska

Twoim zadaniem będzie zapewnienie pełnej legalności, kompletności i porządku kadrowego w firmie:

• każdy pracownik (delegowany i biurowy) jest zatrudniony poprawnie i zgodnie z prawem,
• firma ma w jednym miejscu kompletną i aktualną dokumentację kadrową,
• ryzyka formalne są wykrywane zanim staną się problemem,
• proces kadrowy jest powtarzalny, kontrolowany i możliwy do odtworzenia w każdej chwili.

To stanowisko ma charakter operacyjno-kontrolny, a nie pomocniczy.

Zakres obowiązków

1. Umowy i dokumenty zatrudnienia

• przygotowanie i weryfikacja umów zgodnie z modelem zatrudnienia i krajem realizacji,
• kontrola kompletności danych, załączników, podpisów i terminów,
• dopilnowanie pełnego „startu formalnego” pracownika przed dopuszczeniem do pracy,
• egzekwowanie zasady: brak dokumentów = brak wyjazdu / pracy.

2. Legalność zatrudnienia i delegowania (PL / SE / NO)

• prowadzenie rejestru dokumentów delegowania i legalności,
• kontrola wymagań formalnych klientów i rynków,
• pilnowanie terminów ważności dokumentów,
• sygnalizowanie braków, ryzyk i blokad projektowych,
• współpraca z koordynatorami projektów w zakresie uzupełnień.

3. Dane kadrowe i „jedno źródło prawdy”

• prowadzenie centralnego rejestru pracowników (aktywnych i nieaktywnych),
• tworzenie i utrzymanie kompletnych teczek kadrowych,
• porządkowanie, aktualizacja i archiwizacja dokumentów,
• zasada: dane istnieją tylko wtedy, gdy są wpisane i mają dokument.

4. Kontrola formalna i compliance

• bieżąca kontrola kompletności dokumentów,
• monitorowanie wygasających uprawnień i badań,
• zamykanie spraw i eskalacja braku reakcji,
• przygotowanie dokumentacji do kontroli lub wglądu Zarządu.

5. Raportowanie

• raportowanie bieżące – natychmiastowe zgłaszanie ryzyk,
• raport tygodniowy – status zatrudnień i braków,
• raport miesięczny – porządek kadrowy, zaległości, rekomendacje.

Czego oczekujemy

• doświadczenia w obszarze kadr, legalności zatrudnienia lub delegowania pracowników,
• bardzo dobrej organizacji pracy i dbałości o detale,
• myślenia procesowego i umiejętności pracy na rejestrach, checklistach i terminach,
• umiejętności egzekwowania standardów i zgłaszania problemów bez „zamiatania pod dywan”,
• odporności na presję i odpowiedzialności za porządek formalny.

Nie szukamy osoby, która „pomaga”. Szukamy osoby, która pilnuje, kontroluje i domyka.

Co oferujemy

• jasno zdefiniowaną rolę i zakres odpowiedzialności,
• realny wpływ na bezpieczeństwo i stabilność firmy,
• bezpośrednią współpracę z Zarządem,
• pracę w środowisku, gdzie porządek i standardy mają znaczenie,
• możliwość budowania i rozwijania systemu kadrowego „od A do Z”.

Jeżeli uważasz, że kadry to nie administracja, tylko kręgosłup legalności firmy – zapraszamy do aplikowania.