Specjalista / Specjalistka ds. administracji i wsparcia zarządu

Wymagania

• Minimum 4-letnie doświadczenie zawodowe na podobnym, samodzielnym stanowisku.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2, pozwalająca na swobodną komunikację.
• Czynne prawo jazdy kategorii B oraz gotowość do sporadycznych wyjazdów.
• Bardzo dobra znajomość zasad RODO oraz dbałość o poufność danych firmowych.
• Charyzma, inicjatywa w działaniu i zdolność do podejmowania szybkich, trafnych decyzji.
• Wysoka kultura osobista, dbałość o wizerunek firmy oraz budowanie dobrej atmosfery w zespole.
• Dokładność w prowadzeniu dokumentacji oraz odpowiedzialność za powierzone mienie.

Zadania

• Zarządzanie kalendarzem zarządu, w tym ustalanie priorytetów oraz organizacja spotkań biznesowych.
• Koordynowanie codziennego funkcjonowania biura oraz utrzymywanie relacji z kontrahentami i instytucjami.
• Nadzór nad obiegiem dokumentacji firmowej oraz obsługa korespondencji tradycyjnej.
• Przygotowywanie danych do list płac i ewidencji czasu pracy dla zewnętrznego biura kadrowego.
• Tworzenie raportów, zestawień oraz bieżąca analiza potrzeb administracyjnych spółki.
• Kompleksowa logistyka podróży służbowych, w tym rezerwacje biletów i zakwaterowania.
• Kontrola stanów magazynowych artykułów biurowych oraz dbanie o zaplecze socjalne.
• Pilnowanie terminów płatności polis ubezpieczeniowych oraz zarządzanie materiałami marketingowymi.