Specjalista ds. Administracji Biura i Wsparcia Operacyjnego

Wymagania:

• Min. 1–2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku (administracja biura / wsparcie operacyjne),
• Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie,
• Dobra znajomość pakietu MS Office (szczególnie Outlook, Excel, Word),
• Umiejętność pracy z dokumentacją i dbałość o szczegóły,
• Komunikatywność i umiejętność współpracy z różnymi działami,
• Samodzielność i proaktywne podejście do zadań.

Mile widziane:

• Doświadczenie w pracy w środowisku związanym z nieruchomościami / facility management,
• Doświadczenie w kontakcie z klientem lub dostawcami.

Zakres obowiązków:

• Organizacja i przystosowanie stanowisk pracy dla nowych pracowników administrowanej nieruchomości, zgodnie z obowiązującymi standardami,
• Profesjonalna obsługa spotkań – w tym przygotowanie agendy, materiałów oraz sporządzanie notatek (minutes),
• Nadzór nad obiegiem dokumentów oraz wsparcie w codziennych zadaniach administracyjnych,
• Współpraca z działem Księgowości oraz HR,
• Koordynowanie bieżących spraw biura, w tym dbanie o jego funkcjonowanie, zaopatrzenie oraz standard,
• Organizacja i koordynacja zamówień biurowych oraz kontrola ich realizacji,
• Wsparcie organizacyjne zespołu, w tym koordynacja kalendarzy, spotkań oraz podróży służbowych,
• Udział i wsparcie w projektach realizowanych przez Zespół,
• Udział w spotkaniach zespołu z klientami,
• Koordynowanie kierunku pracy zespołów w regionie, w tym realizacji PPM, nadzór nad przeglądami technicznymi i dokumentacją obiektów,
• Wsparcie w koordynacji prac serwisowych oraz monitorowanie zgłoszeń i usterek,
• Archiwizacja dokumentów oraz dbanie o poprawność i kompletność dokumentacji,
• Przygotowywanie zestawień, raportów i materiałów administracyjnych,
• Wspieranie pozytywnej atmosfery w biurze i budowanie dobrych relacji w zespole.