(Senior) Business Operations Manager (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Deine Aufgaben

KI-gestützte Workflows, datengetriebene Entscheidungen und effiziente Agentursteuerung – bei PIABO gestalten wir die Kommunikation der Zukunft nicht nur für unsere Kund:innen, sondern leben sie auch intern. Als Business Operations Manager liegt dein Fokus auf der strategischen Agentursteuerung und der kontinuierlichen Optimierung unserer internen Prozesse, um unser Wachstum nachhaltig zu begleiten.

Deine Aufgaben

• Betreuung der Agentursoftware: Du übernimmst die Federführung für unser Kern-Tool productive. Dabei verantwortest du die vollständige Datenpflege von der New Biz Pipeline über Angebote und Projekte bis hin zur Ressourcenplanung.
• Qualitätsmanagement & Reporting: Durch regelmäßige Kontrollen stellst du sicher, dass unsere Datenbestände korrekt und aktuell sind. Du erstellst Management-Reports und Dashboards, die unserer Geschäftsführung als fundierte Entscheidungsgrundlage dienen.
• KI-gestützte Prozessoptimierung: Du identifizierst Optimierungspotenziale und professionalisierst unsere Workflows durch den Einsatz und die Entwicklung von KI-Tools und Agenten. Es ist deine Aufgabe, diese Technologien aktiv voranzutreiben und in den Agenturalltag zu integrieren.
• CRM-Infrastruktur & Automatisierung: Du arbeitest in einer Taskforce an der Auswahl und Einführung eines neuen, KI-kompatiblen CRM-Systems (z. B. HubSpot). Ziel ist ein zentrales System für alle Kontaktarten – von Kund:innen bis hin zu Presse- und Medienkontakten.
• Vertragsmanagement & Legal: Du unterstützt beim Aufsetzen und Prüfen von Kundenverträgen und begleitest die Umstellung unserer Vertragslandschaft auf wertbasiertes Pricing.
• Operativer Support im New Business: Du unterstützt unsere VPs aktiv bei Pitches, pflegst Ausschreibungsportale und stellst die Konsistenz und Effizienz unserer Angebote sicher.

Ihr Profil

Dein Profil

• Innovationsgeist & KI-Affinität: Du begreifst KI nicht nur als Hilfsmittel, sondern hast große Lust, aktiv KI-Agenten und automatisierte Workflows zu bauen und diese technologische Entwicklung intern voranzutreiben.
• Daten-Expertise: Du hast eine hohe Affinität zu Datenqualität und arbeitest extrem sorgfältig und genau. Repetitive Aufgaben erledigst du mit demselben hohen Qualitätsanspruch wie strategische Projekte.
• Prozessverständnis: Du verstehst softwaregestützte Prozesse und hast die Fähigkeit, pragmatische Lösungen mittel- und langfristig zu professionalisieren.
• Juristisches Grundverständnis: Du verfügst über solide Kenntnisse im Vertragsrecht und hast idealerweise bereits Erfahrung im Legal-Umfeld oder mit öffentlichen Ausschreibungen gesammelt.
• KI-Mindset: KI ist für dich ein willkommenes Produktivitäts-Tool. Idealerweise hast du bereits erste Erfahrungen mit KI-gestützten Automatisierungen gesammelt.
• Seniorige Arbeitsweise: Du agierst als Sparringspartner für unsere Unit Directors und scheust dich nicht davor, der Geschäftsführung klare Empfehlungen auszusprechen.
• Soft Skills: Als ausgeprägter Teamplayer bleibst du auch bei Kurswechseln oder sich ändernden Prioritäten souverän und konstruktiv.

Warum wir?

• Hybride Arbeit: Du arbeitest an mindestens zwei Tagen pro Woche in unserem Office und kannst bis zu drei Monate im Jahr remote an einem europäischen Ort deiner Wahl arbeiten.
• Entwicklung & Academy: Über unsere interne Academy bleibst du fachlich immer am Puls der Zeit. Unsere klare Feedback-Kultur hilft dir, deine Ziele zu erreichen.
• Gesundheit & Vorsorge: Von Nilo Health über Urban Sports Club bis hin zu Jobrad und betrieblicher Altersvorsorge – wir investieren in dein Wohlbefinden.
• Teamspirit: Dich erwartet ein herzliches Miteinander mit gemeinsamen Events und einer Kultur, die inspiriert, unterstützt und nachhaltig begeistert.

Kontakt

Bereit, die operative Exzellenz bei PIABO mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf dich!

Deine Ansprechpartnerin: Nele Matthiess