Prosjektleder / Prosessleder

Oppdragsbeskrivelse: Regjeringen har bestemt at oppgavene innen informasjonsforvaltning skal samles i en fellestjeneste i Departementenes digitaliseringsorganisasjon (DIO), jf. områdegjennomgang om samordning av administrative tjenester i departementene. Målet med er å samordne tjeneste oppgaver som i dag løses i det enkelte departement, er både bedre koordinering av tjenestene og mer effektiv bruk av ressursene. Det er etablert et delprosjekt for Helhetlig informasjonsforvaltning som nå kartlegger sentrale departementsprosesser, avklarer fag- og ansvarsdeling mellom DIO og departementene, og utarbeider en felles strategi på informasjonsforvaltningsområdet. For sak og arkiv området skal det gjennomføres en KVU (Konseptvalgutredning) basert på Finansdepartementets kvalitetssikringsregime (KS1/KS2) som inkluderes i delprosjektet. Delprosjektet består av ressurser som vil bidra inn i KVU-arbeidet. Det ønskes nå støtte og bistand til første fase av KVU - Konseptfasen. I dette arbeidet blir behovsanalyse, mulighetsstudie, alternativvurderinger og samfunnsøkonomisk analyse sentrale oppgaver.Utredningen skal gi grunnlag for konseptvalg og videre prosjektoppstart. Saksbehandling og arkivsystemer er svært sentrale verktøy for departementene og kritiske for at departementene skal kunne utøve sin funksjon og løse sine samfunnsoppdrag. Dagens løsninger er utilstrekkelige og må erstattes for å støtte arbeidsprosessene bedre. Målet er moderne og mer effektive løsninger som støtter automatisering og KI. Beskrivelse av leveransen - Prosess og arbeidsledelsesansvar:Planlegge, strukturere og lede arbeidet med konseptvalgutredningen (KVU) i tråd med statens prosjektmodell og relevante veiledereFasilitere prosesser, herunder interessentdialog, workshops og møterBidra til god forankring i DIO, DFD og departementsfellesskapet gjennom tydelig prosessledelse og koordineringPlanlegge og lede gjennomføringen av konseptvalgutredningen (KVU) i tråd med statens prosjektmodell for store investeringer og den overordnede milepælsplanenSikre fremdrift, struktur og kvalitet i analysearbeidet og sørge for god dokumentasjonForberede og støtte dialog med ekstern kvalitetssikrer (KS1), inkludert å sikre sporbarhet og leveranser i henhold til KS‑kravSikre at leveranser oppfyller kvalitetskrav, tidsfrister og budsjettRapportere status, fremdrift og avvik til delprosjektleder Helhetlig informasjonsforvaltningIdentifisere og håndtere risikoer og utfordringerAnsvar for å bidra inn i arbeid på viktige leveranser fra Kunden og øvrige deler av prosjektetLeveranseansvar:Fullstendig og konsistent KVU‑dokument med ev. vedlegg og underlagsrapporter ihht. krav og føringer i R-108/23 og veileder for digitaliseringsprosjekter i statens prosjektmodell, datert 31.01.2020Presentasjoner, oppsummeringer og annet underlag som kreves til prosjektledelse og ekstern kvalitetssikringPlaner, risikovurderinger og statusrapporter innenfor ansvarsområder (til delprosjektleder)Tiltak ved behov for å korrigere kursBeslutningsunderlag til delprosjektleder Krav til kompetanse:Må ha dokumentert erfaring som prosjektleder eller prosesslederDokumentert lang erfaring fra arbeid med konseptvalgutredninger (KVU) i statlig eller kommunal sektorDybdekompetanse innen digitaliseringsprosjekter, prosesskartlegging og vurdering av teknologi, organisasjon og arbeidsprosesserLang erfaring med samfunnsøkonomiske analyser i tråd med DFØs veiledereDybdekompetanse eller erfaring med fasilitering av prosesser i komplekse organisasjoner og med bred interessentinvolveringFordel med kompetanse innen informasjonsforvaltning, saksbehandling og arkivGod skriftlig og muntlig fremstillingsevneMå ha erfaring fra å lede eller utarbeide KVU eller tilsvarende tidligfaseutredninger i større offentlige digitaliseringsprosjekter. Inkluderer erfaring fra behovsanalyse, alternativvurderinger og samfunnsøkonomiske vurderingerErfaring fra komplekse endringsprosjekterErfaring med utarbeidelse av beslutningsunderlag og presentasjon for ledergrupperTeknisk kompetanse er en fordelErfaring med større digitaliseringsprosjekter er en fordelKunnskap om arkivregelverket og standarder for optimalisering av prosesser er en fordelKjennskap til relevante fagområder innen delprosjektets omfang er en fordelPersonlige egenskaper:God skriftlig og muntlig fremstillingsevneGode lederegenskaper og evne til å motivere teammedlemmerVære analytisk, strukturert og metodisk sterkHa gode samarbeidsevner og kunne håndtere mange aktører med ulike behovVære selvstendig, proaktiv og resultatorientert, med god forståelse for offentlig forvaltningHovedrelasjoner:Delprosjektleder Helhetlig informasjonsforvaltning hos KundenHovedprosjektleder Nye fellestjenester hos KundenRelevante miljøer hos Kunden, departementsfelleskapet og DFD (etatsstyrer) Rapporterer til:Delprosjektleder Helhetlig informasjonsforvaltning hos KundenOmfang og varighet: ASAP- 31.12.2026, opsjon om forlengelseArbeidssted: OsloSøknadfrist: 12.3 - Aktuelle kandidater blir presentert forløpende