Mitarbeiter*in (m/w/d) Sekretariat der Geschäftsführung

Über uns:

Die ZUFALL logistics group ist ein familiengeführtes Logistikunternehmen mit über 2.000 Mitarbeiter:innen an 40 Standorten. Wir bieten unseren Kunden maßgeschneiderte Logistiklösungen und setzen dabei auf moderne Technik und Nachhaltigkeit.

Wozu brauchen wir diese Stelle?

Für das Sekretariat der Geschäftsführung suchen wir eine engagierte, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt und professionell entlastet. Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, strukturiert arbeitest und Freude an administrativen Tätigkeiten hast, bist du bei uns genau richtig.

Ihre Aufgaben

Wie gestaltest Du diese Stelle?

In dieser Position bist du eine unverzichtbare Schnittstelle und sorgst dafür, dass organisatorisch alles rundläuft. Deine Aufgaben umfassen u. a.:

• Organisation und Koordination des gesamten Tagesgeschäfts der Geschäftsführung
• Professionelles Terminmanagement sowie Planung und Organisation von Dienstreisen
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kunden, Partnern und internen Fachbereichen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Managementtagungen
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsunterlagen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Verwaltung vertraulicher Unterlagen und sensibler Informationen
• Mitwirkung im Vertragsmanagement (Ablage, Pflege, Fristenkontrolle)
• Unterstützung beim Reisemanagement sowie bei Abrechnungen
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Assistenz und Fachabteilungen
• Übernahme administrativer und organisatorischer Sonderaufgaben im logistischen Umfeld

Das solltest Du mitbringen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Managementebene
• Sicherer Umgang mit M365, insbesondere MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Hohe Organisationsfähigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches, souveränes und professionelles Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Hands-on-Mentalität
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse sind von Vorteil

Wir bieten

Dein Arbeitsort:

Deine Arbeitszeiten: Flexibel; in Voll- oder Teilzeit möglich (mindestens 30 Wochenstunden) Das bieten wir Dir:

• Eine verantwortungsvolle Position im direkten Umfeld der Geschäftsführung
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten nach Absprache
• Option auf Teilzeit
• Ein modernes, wertschätzendes Arbeitsumfeld in einem zukunftsorientierten Logistikunternehmen