Mitarbeiter Empfangsdienst (m/w/d)

Einleitung

Der VCI ist Europas größter Verband für Chemie und Pharma. Mit seinen 23 Fach- und 7 Landesverbänden repräsentiert er die Interessen von rund 2.300 Unternehmen – vom Global Player bis zum hoch spezialisierten Mittelständler. Mit 240 Milliarden Euro Umsatz im Jahr 2024 und mehr als 560.000 Beschäftigten in Deutschland zählt die Branche zu den stärksten Treibern für Innovation, Wohlstand und Zukunft. Für eine starke chemisch-pharmazeutische Industrie von heute und morgen ist der VCI in Deutschland, in Europa und weltweit aktiv.

Für unsere Abteilung Gebäudeverwaltung und Technik suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit (50 %) einen Mitarbeiter (m/w/d) für unseren Empfangsdienst.

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet. Standort ist Frankfurt am Main. 

Aufgaben

• Koordination von Besucherterminen inkl. Voranmeldung, Erstellung von Besucherausweisen und allgemeiner organisatorischer Vorbereitung
• Erster Ansprechpartner für zentrale Anfragen von externen Kontakten
• Unterstützung bei Einhaltung der Sicherheits- und Besucherrichtlinien
• Bedienen der Zugangstechnik und Überwachung der Sicherheitskameras
• Koordination von Lieferungen und Kuriersendungen inkl. Absprachen mit Versanddienstleistern
• Unterstützung im Office- und Facility-Management, z. B. Meldung von Reparaturen oder Koordination externer Dienstleister
• Unterstützen bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungsräume und der Tontechnik
• Erstunterstützung im Notfallmanagement (z. B. Einweisung von Rettungskräften, Notfallkontakte informieren)
• Verwaltung von Konferenzraum-Buchungssystemen
• Dokumentation und Optimierung unserer Empfangsprozesse

Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Berufserfahrung oder Vorkenntnisse in den oben angegebenen Aufgabenbereichen
• Sicherer Umgang mit MS Word, Excel und Outlook
• Kenntnisse in Medientechnik sind von Vorteil
• Freundliches und zuvorkommendes Auftreten, verbunden mit Teamfähigkeit, Einsatzfreude und einer kommunikativen Persönlichkeit
• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse jeweils in Wort und Schrift

Vorteile

• Leistungsgerechte Vergütung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Fahrtkostenzuschuss
• Essenszuschuss
• Gesundheitsförderung
• Fort- und Weiterbildungsangebote
• Strukturiertes Onboarding
• Gutes Betriebsklima

Kontakt

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich über den Bewerben-Button. Bei Fragen hilft Ihnen Frau Natascha Pauen (+49 69 2556 -1519) gerne weiter.