Executive Assistant (w/m/d/x)

Über uns

Die EMIL Group ist eine schnellwachsende B2B Software-as-a-Service Firma aus Berlin und hat sich zum Ziel gesetzt, sich mit moderner und flexibler Technologie als Backbone für die europäische Versicherungsindustrie zu etablieren (eine der bedeutendsten Industrien Europas mit €1,25 Bill. Umsatz). Unsere Technologie wird bereits von diversen Enterprise Kunden (> €1 Mrd. Umsatz) lizenziert. Mit top-tier Investoren an Bord und einem erfahrenen Team (u.a. ex-AWS/Google) bauen wir die Standard-Infrastruktur für InsurTechs und Versicherungen auf - ähnlich wie Mambu es für FinTechs und Banken geschafft hat (Bewertung > €5 Mrd). Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir in dieser Stellenbeschreibung die männliche Form – gemeint sind selbstverständlich alle Menschen, unabhängig von Geschlecht oder Geschlechtsidentität.

Ihre Aufgaben

DEINE ROLLE

Als Executive Assistant (w/m/d/x) bist du der zentrale Dreh- und Angelpunkt für unsere beiden Geschäftsführer. Du sorgst dafür, dass sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, indem du Struktur, Klarheit und Priorisierung in ihren Alltag bringst.

Du bist nicht nur organisatorischer Support, sondern ein echter Sparringspartner: proaktiv, kommunikationsstark und immer einen Schritt voraus.

WAS DICH ERWARTET

E-Mail-Management: Du behältst die Inbox der Geschäftsführer im Griff, filterst, priorisierst und bereitest Antworten vor

Kalender- & Prioritätenmanagement: Du steuerst die Kalender unserer beiden Geschäftsführer end-to-end, priorisierst Termine und löst Konflikte, bevor sie entstehen

Kommunikationsdrehscheibe: Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Investoren und externen Partnern

Meeting & Event Coordination: Du organisierst interne und externe Meetings, Offsites und Workshops, inkl. Agenda, Vorbereitung und Follow-ups

Travel Management: Du planst und koordinierst Geschäftsreisen (inkl. Logistik, Buchungen und reibungslosem Ablauf)

Operational Support: Du übernimmst administrative und operative Aufgaben im Tagesgeschäft und hältst den Rücken frei

Projektunterstützung: Du unterstützt bei strategischen Initiativen und übernimmst eigenständig Projekte

Informationsmanagement: Du sorgst dafür, dass Informationen strukturiert, zugänglich und zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind

WAS DU MITBRINGST

Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle

Ausgeprägte Organisationsstärke und ein sehr gutes Gespür für Prioritäten

Gutes kaufmännisches Grundverständnis

Hohes Maß an Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Eigenverantwortung

Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise – du denkst mit und voraus

Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch

Fähigkeit, auch in dynamischen, schnelllebigen Umfeldern den Überblick zu behalten

Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Google Workspace / MS Office, Kalender-Tools etc.)

WAS WIR BIETEN

Ein attraktives Gehaltspaket, das sich an deiner Erfahrung, Qualifikation und Verantwortung orientiert Ein hybrides Arbeitsmodell mit der Möglichkeit sowohl remote, wie auch aus unserem Office in Berlin-Mitte zu arbeiten

30 Tage Erholungsurlaub, zusätzlich schenken wir dir am 24.+ 31.12. den halben Tag frei

Ein persönliches Weiterbildungsbudget von mindestens 500€ ggf. mehr mit dem wir gemeinsam in deine Weiterentwicklung investieren

Spannende Möglichkeiten dich intern weiterzuentwickeln dank eines festen Role-Development-Modells, festen Feedbackcycles und Performance Reviews.

Einen Company-Zuschuss zur Urban Sports Club Mitgliedschaft zur Unterstützung deines Ausgleichs zum Arbeitsalltag

Eine stark bezuschusste betriebliche Altersvorsorge, mit der wir gemeinsam optimal für deine Zukunft vorsorgen

Ein VSOP-Programm, mit dem du als Mitarbeiter zusätzlich vom Unternehmenserfolg profitierst

Wir bieten dir moderne Hardware, ob Windows oder iOS entscheidet du selbst

Mit wöchentlichen Company Lunchs und einer prall gefüllten Snackbar steht für den kleinen Hunger zwischendurch alles bereit

Als Teil eines dynamischen und motivierten Teams von Fachexperten profitierst du direkt vom Wissen deiner Kollegen, denn Teamgeist und gegenseitige Unterstützung sind ein essenzieller Teil unserer Kultur