Asystentka biura / Asystent biura

Wymagania:

• wykształcenie min. średnie
• komunikatywność i umiejętność pracy w zespole
• odpowiedzialność, terminowość i dobra organizacja pracy
• wysoka kultura osobista
• czynna umiejętność prowadzenia samochodu (prawo jazdy kat. B)
• komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (warunek konieczny)
• znajomość pakietu MS Office (w szczególności Word, Excel)

Mile widziane:

• doświadczenie na podobnym stanowisku (np. obsługa sekretariatu, recepcji)

Zakres obowiązków:

• odbieranie telefonów, identyfikacja spraw, łączenie rozmów (w języku polskim i angielskim)
• dbanie o prawidłowy obieg dokumentów, przepływ informacji i sprawną komunikację w firmie,
• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (poczta, kurierzy, skrzynka e-mail)
• prowadzenie kalendarza w systemie CRM (planowanie, wyznaczanie priorytetów, rezerwacje Sali konferencyjnej)
• organizacja spotkań, telekonferencji, szkoleń
• obsługa wizyt gości, serwowanie poczęstunku, dbanie o porządek w sali konferencyjnej i biurze
• organizacja podróży służbowych i spotkań integracyjnych
• monitorowanie stanu zaopatrzenia biura, zamawianie/zakup artykułów spożywczych, gospodarczych oraz biurowych,
• pozyskiwanie ofert/wycen, porównywanie cen i warunków handlowych, nawiązywanie relacji biznesowych w zakresie realizowanych zamówień
• obsługa komputera i urządzeń biurowych (w tym praca z danymi i dokumentami z użyciem pakietu MS Office)
• pisanie i korekta tekstów, przygotowywanie dokumentów, wniosków, tworzenie prezentacji, raportów, grafików, prowadzenie i aktualizowanie rejestrów
• kompletowanie, porządkowanie i archiwizacja dokumentów
• współpraca z przełożonym, pomoc w zakresie realizowanych prac administracyjnych, spraw oraz projektów
• udział w spotkaniach, zebraniach firmowych i szkoleniach
• planowanie indywidualnego czasu pracy i terminowość w realizacji zadań
• dążenie do asertywnego i sprawnego rozwiązywania bieżących problemów
• budowanie pozytywnego wizerunku firmy