Asystent Dyrektor Krajowej ds. administracyjnych (k/m) - Warszawa

Wizją Stowarzyszenia SOS Wioski Dziecięce w Polsce jest aby „każde dziecko należało do rodziny i wzrastało w miłości, szacunku i poczuciu bezpieczeństwa”. Jesteśmy częścią międzynarodowej organizacji, która w Polce działa od ponad 40 lat, by zapewniać każdemu potrzebującemu dziecku pomoc, odpowiadającą na jego potrzeby i sytuację rodzinną. W naszej pracy kierujemy się wartościami, którymi są: odwaga, zaufanie, zaangażowanie, odpowiedzialność.

Miejsce pracy: Biuro Krajowe, Warszawa

Zadania

• zapewnienie sprawnego funkcjonowania Biura Krajowego, w tym nadzór nad zaopatrzeniem w materiały i usługi niezbędne do jego prawidłowego działania
• wsparcie działów Biura Krajowego w organizacji spotkań wewnętrznych i zewnętrznych (rezerwacja sal, logistyka)
• obsługa infolinii przychodzącej oraz dbanie o profesjonalny wizerunek Organizacji w kontakcie telefonicznym
• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (tradycyjnej oraz elektronicznej, w tym za pośrednictwem e-doręczeń) oraz przesyłek kurierskich
• koordynacja obiegu faktur w ramach KSeF
• koordynacja przepływu dokumentów między jednostkami terenowymi a Biurem Krajowym
• koordynacja obiegu dokumentów w ramach Biura Krajowego, w szczególności pomiędzy Dyrektor Krajową a poszczególnymi działami
• prowadzenie i archiwizacja dokumentacji biurowej zgodnie z obowiązującymi procedurami
• bieżąca komunikacja z jednostkami Stowarzyszenia oraz współpraca z partnerami i dostawcami zewnętrznymi (m.in. firma sprzątająca, firmy transportowe, dostawcy usług)
• wsparcie Dyrektor Krajowej w codziennej pracy, w tym: organizacja podróży służbowych (krajowych i zagranicznych), rozliczanie delegacji, realizacja innych zadań zlecanych w ramach współpracy

Oczekiwania

• pierwszego doświadczenia w pracy z dokumentacją (papierową i elektroniczną) oraz dbałości o jej prawidłowy obieg.
• praktycznej znajomości pakietu Microsoft 365 (w szczególności Outlook i Excel).
• bardzo dobrej organizacji pracy własnej oraz umiejętności ustalania priorytetów,
• wysokiej terminowości, dokładności i skrupulatności w realizacji powierzonych zadań,
• odpowiedzialności i samodzielności w działaniu,
• rozwiniętych umiejętności komunikacyjnych oraz umiejętności współpracy z różnymi interesariuszami w organizacji,
• umiejętności pracy z informacjami poufnymi i zachowania dyskrecji,
• znajomości języka angielskiego na poziomie minimum średniozaawansowanym (B1) w mowie i piśmie.

Oferujemy

• umowę o pracę na pełen etat
• satysfakcjonującą pracę w międzynarodowej organizacji pozarządowej wspierającej dzieci i rodziny
• dobrą atmosferę pracy
• szkolenia oparte o indywidualne potrzeby rozwojowe pracownika
• pakiet socjalny w ramach ZFŚS
• dofinansowania do prywatnej opieki medycznej
• możliwość dołączenia do ubezpieczenia grupowego
• dzień wolny z okazji urodzin
• możliwość jednego dnia pracy zdalnej w tygodniu