Asystent\Asystentka Biura

Jesteśmy Grupa Skierski – budujemy szklarnie, centra ogrodnicze i hale w całej Polsce i Europie. Stawiamy na porządek, procesowe podejście i konsekwencję. Każdy projekt realizujemy według jasnych zasad i ustalonego rytmu pracy. Chcemy uporządkować obszar sekretariatu i przekazać go jednej, odpowiedzialnej osobie, która zapewni codzienne, spokojne i przewidywalne działanie biura. Wierzymy, że porządek i proces to nie biurokracja, tylko wolność działania. Zamiast szukać winnych – szukamy rozwiązań. Dbamy o uczciwe relacje, cenimy odpowiedzialność, pracujemy bez chaosu, bez pośpiechu, z pełnym profesjonalizmem.

Na czym polega ta rola?

To rola administracyjno-organizacyjna w centrum firmy - odpowiedzialna za sprawne funkcjonowanie biura, korespondencję, dokumenty, zakupy administracyjne oraz obsługę floty i utrzymanie nieruchomości.

Nie szukamy osoby do zadań „recepcyjnych”. Szukamy kogoś, kto potrafi utrzymać porządek, koordynować wiele drobnych spraw jednocześnie i wspierać kilka działów w codziennej pracy.

• Korespondencja i przesyłki

Odbiór paczek, nadawanie przesyłek (również zagranicznych), przygotowanie etykiet, prowadzenie rejestru i informowanie pracowników o dostawach.

• Recepcja i telefon

Odbieranie i przekierowywanie telefonów, obsługa skrzynki ogólnej, przyjmowanie gości, przygotowanie sali i napojów oraz zarządzanie terminarzem sali konferencyjnej.

• Obieg dokumentów

Drukowanie, skanowanie i kompletowanie dokumentów, przygotowanie zestawów do podpisu, dbanie o archiwum papierowe i elektroniczne, wsparcie HRBP przy dokumentach kadrowych.

• Zakupy administracyjne

Zamawianie artykułów biurowych, chemii i produktów do kuchni, uzupełnianie zapasów, drobne zakupy organizacyjne.

• Dokumentacja floty aut i maszyn

Monitorowanie terminów polis i przeglądów, przygotowywanie danych do ubezpieczeń, obsługa mandatów, dokumentacja UDT i zleceń transportowych.

• Sprzęt firmowy i usługi techniczne

Telefony, laptopy, karty SIM - wydawanie i przyjmowanie sprzętu, ewidencja sprzętu i usterek, wysyłki na serwis.

• Utrzymanie biura i usług sprzątania

Kontakt z firmą sprzątającą, zgłaszanie usterek, umawianie drobnych serwisów (drukarka, ekspres), dbanie o porządek i gotowość biura.

• Wsparcie budów i administracji

Druk dokumentów na budowy, teczki wyjazdowe, materiały do delegacji, dbanie o płynność przepływu dokumentów i zamówień.

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która lubi porządek i jasne zasady, działa spokojnie i konsekwentnie oraz potrafi samodzielnie ogarniać bieżące zadania biurowe.

Nie wymagamy wieloletniego doświadczenia - ważniejsze są odpowiedzialność, dokładność i gotowość do nauki.

Oczekujemy, że:

• znasz język angielski na poziomie min. B2 i nie obawiasz się rozmawiać w tym języku przez telefon

• posiadasz prawo jazdy kat. B

• masz min. 2 lata doświadczenia w pracy biurowej

• wiesz co to pakiet Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Lists, Loop)

• swobodnie obsługujesz komputer i telefony

• potrafisz pracować z dokumentami i korespondencją

• lubisz, gdy wszystko ma swoje miejsce

• potrafisz pracować według ustalonych zasad i checklist

• jasno komunikujesz, co zostało zrobione i czego potrzebujesz

Cenimy ludzi, którzy:

• działają proaktywnie, a nie czekają na polecenia,
• wierzą, że porządek i proces to wolność działania,
• zamiast szukać winnych – szukają rozwiązań i usprawnień,
• uczą się na błędach, wyciągają wnioski i wprowadzają je w życie,
• potrafią ustalać priorytety i odróżniać ważne od pilnych,
• komunikują fakty (nawet trudne) i nie zamiatają spraw pod dywan,

A dodatkowo na tym stanowisku - potrafią dopilnować szczegóły - kompletność podpisów i dokumentów.

Co oferujemy?

• umowę o pracę, pełny etat

• pracę stacjonarną - 5 dni w biurze w Skierniewicach

• wynagrodzenie: 7 000 - 8 500 zł brutto / miesiąc

• uporządkowane środowisko pracy oparte na Microsoft 365

• jasne procedury, checklisty i standardy ułatwiające codzienną pracę

• stabilne zatrudnienie - działamy na rynku od ponad 30 lat

• wsparcie wdrożeniowe ze strony kierownika administracji i zespołu biura

• rozwój w kierunku administracji i samodzielnego prowadzenia biura

• wpływ na to, jak funkcjonuje biuro i jak przebiega obieg dokumentów

Dlaczego warto dołączyć?

• będziesz mieć realny wpływ na to, jak funkcjonuje biuro i obieg dokumentów

• zobaczysz, jak działa firma od środka - administracja, HR, projekty, flota

• Twoja praca odciąży wiele osób i pozytywnie wpłynie na codzienną organizację

• pracujesz w uporządkowanym środowisku, z jasnymi zasadami i wsparciem zespołu

• rozwijasz się w administracji, organizacji pracy i procesach firmowych

• masz stabilne zatrudnienie i dobrą atmosferę pracy — bez chaosu i presji

Jak wygląda rekrutacja?

1. Wyślij CV.

2. Krótka rozmowa telefoniczna (ok. 10 minut) - sprawdzimy podstawowe informacje i dostępność, umówimy się na rozmowę rekrutacyjną on-line. 

3. Spotkanie online z Rekruterem (ok. 45 minut) - rozmowa o doświadczeniu, sposobie pracy i dopasowaniu do roli. 

4. Spotkanie stacjonarne - sprawdzenie umiejętności. Pokazanie środowiska pracy na żywo.

5. Propozycja pracy i określenie szczegółów.