Administrator/Administratorka ds. migracji PL, UA, ENG, rus

Złożone aplikacje BEZ LISTU MOTYWACYJNEGO NIE BĘDĄ uwzględniane !!!

Opis stanowiska:

Jako Administrator/Administratorka ds. migracji będziesz kluczową osobą w naszym dziale migracyjnym, odpowiedzialną za:

• koordynację spotkań i spraw klientów,
• monitorowanie statusów w systemie CRM,
• zapewnienie, że żaden klient nie pozostaje bez odpowiedzi,
• wspieranie zespołu prawników w organizacji procesu obsługi klientów.

Twoja rola to serce procesu: od pierwszego kontaktu Klienta do finalizacji obsługi, z zachowaniem wysokiego standardu obsługi i terminowości.

Obowiązki:

• Planowanie i prowadzenie kalendarza spotkań z klientami;
• Monitorowanie terminów spraw i przypomnień w CRM;
• Koordynacja działań specjalistów/prawników i wsparcie w nadzorze nad zadaniami;
• Bieżący kontakt z klientami – odpowiadanie na pytania i informowanie o aktualnym statusie sprawy;
• Aktualizacja dokumentacji i notatek w CRM;
• Przygotowywanie raportów: liczba klientów, statusy spraw, nadchodzące spotkania;
• Utrzymywanie wysokiego standardu obsługi Klienta – każdy Klient otrzymuje terminową odpowiedź;
• Obsługa Klienta i zarządzanie sprawami biurowymi;
• Zapewnienie prawidłowego obiegu informacji w firmie;
• Współpraca z różnymi działami firmy;
• Nadzór nad dokumentacją i terminowością zadań;
• Wdrażanie i wykorzystywanie AI i innych narzędzi wspomagających procesy
• Komunikacja telefoniczna i mailowa z klientami;
• Wystawianie dokumentów księgowych;
• Wsparcie pracy zespołu migracyjnego.

Wymagania:

• Doskonała organizacja pracy i umiejętność pracy z kalendarzem oraz wieloma zadaniami jednocześnie;
• Znajomość podstaw project management – planowanie, kontrola zadań, check-listy;
• Doświadczenie w pracy z CRM;
• Biegła obsługa Google Workspace (Calendar, Docs, Sheets, Drive);
• Umiejętność korzystania z AI i innych narzędzi wspierających procesy administracyjne i dokumentacyjne;
• Komunikatywność, wysoka kultura osobista i skrupulatność;
• Samodzielność i proaktywne podejście – umiejętność przewidywania potrzeb zespołu i klientów;
• dobra znajomość języka polskiego, ukraińskiego, rosyjskiego;
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym jest warunkiem dodatkowym oraz koniecznym;
• Umiejętność organizacji pracy i zarządzania wieloma zadaniami;
• Znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office;
• Skrupulatność i odpowiedzialność;
• Dobre umiejętności interpersonalne;
• Doświadczenie w pracy biurowej;
• Umiejętność pracy w zespole;
• Umiejętność logicznego myślenia;
• Minimum średnie wykształcenie.

Oferujemy:

• stabilna forma współpracy;
• pakiet MultiSport;
• możliwość rozwoju zawodowego;
• stabilne wynagrodzenie;
• praca w przyjaznej atmosferze;
• każdy dzień pełen nowych wyzwań;
• możliwość wdrażania nowych pomysłów w ramach procedur działania firmy.