Teamlead Zentrale Services (m/w/d)

Du hast bereits ein Team im Bereich Facility Management, Einkauf, IT oder Verwaltung geführt, kennst den Alltag im Praxis- oder Gesundheitswesen und weißt, wie man den Betrieb mehrerer Standorte reibungslos organisiert?

Dann suchen wir genau dich.

Über BISS45

BISS45 ist eine der führenden Premium-Kieferorthopädiegruppen Deutschlands – mit fünf Standorten in Berlin und Sachsen-Anhalt und klaren Expansionsplänen. Seit 2014 stehen wir für moderne, digitale und skalierbare Strukturen, hochwertige Behandlungskonzepte und unternehmerisches Wachstum. Über 25.000 behandelte Patient:innen und eine kontinuierliche Standortentwicklung machen einen professionell gesteuerten Betrieb im Hintergrund unverzichtbar – genau hier setzt deine Rolle an.

Deine Rolle in einem Satz

Du führst disziplinarisch ein 5-köpfiges Team aus interner IT, Facility Management und Einkauf, sorgst für einen stabilen Betrieb an allen Standorten und übernimmst zusätzlich die Ansprechverantwortung für unsere digitalen Systeme und Software – mit direkter Berichtslinie an den*die Head of Operations.

Deine Aufgaben

Führung & Steuerung deines Teams

• Disziplinarische Führung der Bereiche interne IT, Facility Management und Einkauf (5 Personen) – du gibst Ziele, Prioritäten und Verantwortlichkeiten vor.
• Steuerung des externen Marketing-Dienstleisters als Auftraggeber:in (Briefing, Freigabe, Leistungskontrolle).
• Fachliche Anbindung des*der Koordinator:in Patientenanliegen als Schnittstelle zur Rezeption.
• Regelmäßige 1:1s, Zielvereinbarungen und Feedback; Verantwortung für Einsatzplanung, Onboarding und Weiterentwicklung deines Teams.

Ansprechverantwortung digitale Systeme und Software

• Ansprechperson für die digitalen Systeme und Software der Gruppe – du bringst Auswertungen und Kennzahlen mit ein und stimmst dich mit dem Anbieter sowie dem*der Projektverantwortlichen Factoring ab.
• Dafür wichtig: ausreichende IT- und KI-Affinität, um Kennzahlen richtig einzuordnen und KI-gestützte Auswertungen sinnvoll zu nutzen. Systemadministration ist nicht Teil der Rolle.

Standortübergreifende Koordination & Betrieb

• Sicherstellung eines stabilen Tagesbetriebs der nicht-medizinischen Support- und Verwaltungsfunktionen an allen fünf Standorten – von der Praxisausstattung bis zur Materialversorgung.
• Zentrale Eskalations- und Ansprechinstanz für bereichsübergreifende operative Themen zwischen Praxen, Facility Management, Einkauf und IT.
• Sicherstellung der Umsetzung definierter Standards vor Ort.

Dienstleister, Budget & Prozesse

• Überwachung der Dienstleistersteuerung durch dein Team (z. B. Wartung, Reinigung, Handwerksbetriebe); Prüfung und Freigabe von Angeboten und Rechnungen im Rahmen der Budgets.
• Überwachung der Bereichsbudgets, Identifikation von Einsparpotenzialen, Qualitätskontrolle.
• Analyse, Standardisierung und Optimierung bereichsübergreifender Prozesse und Schnittstellen.

KPI-Steuerung & Reporting

• Definition, Erhebung und Auswertung der relevanten Leistungskennzahlen deiner Bereiche.
• Strukturierte Reports und Management-Übersichten für den*die Head of Operations; Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung.

Dein Profil

• Führungserfahrung im Bereich Facility Management, Einkauf, Verwaltung oder IT von Vorteil
• Erfahrung in der Steuerung externer Dienstleister sowie in der Prüfung und Freigabe von Angeboten und Rechnungen.
• IT- und KI-Affinität: Du verstehst technische Zusammenhänge, arbeitest sicher mit digitalen Tools und nutzt KI-gestützte Anwendungen sinnvoll im Alltag – ohne selbst Systeme zu administrieren.
• Sicherer Umgang mit Budgets, KPIs und einfachem Reporting.
• Ausgeprägtes Organisations- und Prozessverständnis, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke und ein verbindliches, wertschätzendes Führungsverhalten.
• Von Vorteil, aber keine Voraussetzung: Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools oder Plattformen.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium (BWL, Management, Gesundheitswesen) oder eine vergleichbare Qualifikation durch Berufserfahrung.
• Bereitschaft zu regelmäßigen Fahrten zwischen Berlin und Sachsen-Anhalt; Führerschein Klasse B wünschenswert.
• Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.

Was dich bei BISS45 erwartet

• Eine verantwortungsvolle Führungsposition mit klar abgegrenztem Verantwortungsbereich in einem wachsenden Unternehmen.
• Kurze Wege und direkte Zusammenarbeit mit dem*der Head of Operations.
• Ein eingespieltes Team und geordnete Strukturen statt Improvisation im Alltag.
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Eigene KFO-Behandlung zum geringen Mitarbeiterpreis.
• Benefits wie Urban Sports Club oder Bike Leasing.
• 40 Stunden/Woche, Montag bis Freitag, üblicher Arbeitsort ist unser Büro.

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – Lebenslauf mit Bezug zu unseren Anforderungen, direkt über Stepstone oder per Mail an [email protected].

Der Bewerbungsprozess

wir sichten deine Unterlagen innerhalb von 48 Stunden und geben schnellstmöglich eine erste Rückmeldung. Der Prozess unter Annahme von Passung ist wie folgt:

• Erstgespräch mit einem People & Culture Manager, via Zoom, ca. 30 Minuten
• Kennenlernen mit unserem CFO, telefonisch, ca. 20 Minuten
• Kennenlernen des Teams vor Ort und Fachgespräch mit unserem CEO und CFO, ca. 90 Minuten

Gehalt: 50.000,00€ - 65.000,00€ pro Jahr

Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in Berlin (Berlin)