Teamassistenz / Office Management & Operations (m/w/d)

Einleitung

Wir sind ein dynamisches IT-Systemhaus und gestalten zukunftssichere IT-Landschaften für unsere Kunden. Unser Erfolg basiert auf starkem Teamgeist, kurzen Entscheidungswegen und reibungslosen internen Abläufen. Um unser Wachstum weiter voranzutreiben und den operativen Alltag optimal zu strukturieren, suchen wir ein Organisationstalent (m/w/d), das als zentrale Schnittstelle im Büro die Fäden zusammenhält.

Aufgaben

In dieser Schlüsselrolle stellst du sicher, dass unser Tagesgeschäft wie am Schnürchen läuft. Du übernimmst die Regie im Office-Management, koordinierst Abläufe eigenverantwortlich und hältst der Geschäftsführung sowie den Fachteams den Rücken für das Kerngeschäft frei.

• Zentraler Dreh- und Angelpunkt

Du steuerst den gesamten Büroalltag, empfängst Kunden wie Geschäftspartner herzlich und bist die erste professionelle Anlaufstelle am Telefon und per Mail

• Prozess- & Terminorganisation

Du planst Termine, vorausschauende Meeting-Vorbereitungen und Reisen eigenständig und behältst den Terminkalender der Unternehmensführung stets im Blick

• Dokumenten- & Auftragsmanagement

Du kümmerst dich um den Postein-/-ausgang, verwaltest Verträge, übernimmst die kaufmännische Zuarbeit (z. B. vorbereitende Buchhaltung, Rechnungskontrolle) und pflegst Stammdaten im System

• Event- & Event-Logistik

Du organisierst interne Teamevents, Kundenmeetings und sorgst dafür, dass Besprechungsräume und Arbeitsplätze perfekt ausgestattet sind

• Proaktive Optimierung

Du bringst eigene Ideen ein, um administrative Prozesse zu digitalisieren, zu vereinfachen und effizienter zu gestalten

Profil

• Kaufmännische Fundierung

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industrial, Retail) oder vergleichbare Qualifikation

• Organisationsgeschick & Weitblick

Du arbeitest hochgradig selbstständig, vorausschauend und verlierst auch in dynamischen Situationen nie den Überblick oder deinen Humor

• Neugier auf Tech-Themen

Du hast keine Scheu vor der IT-Welt, bringst echtes Interesse an unseren technischen Lösungen mit und arbeitest dich begeistert in neue Themen ein

• Finanz- und Rechnungswesen

Eigenverantwortliche Abwicklung der vorbereitenden Buchführung, Fristenüberwachung und strukturierte Ablage aller buchhaltungsrelevanten Dokumente

• Sicherer Umgang mit MS Office

Routinierter Einsatz von Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams) ist für dich absoluter Standard

• Souveränes Auftreten

Dienstleistungsorientierung, Empathie und eine klare, verbindliche Kommunikation auf allen Hierarchieebenen

• Sprachkompetenz

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Zukunft & Sicherheit

Unbefristeter Arbeitsvertrag in einer krisensicheren und wachstumsstarken Branche

• Top-Ausstattung

Modernes Equipment (Notebook & Smartphone) für dein tägliches Arbeiten

• Starkes Miteinander

Flache Hierarchien, kurze Wege zur Geschäftsführung und ein kollegiales Team, das deine Arbeit schätzt

• Einarbeitung & Vertrauen

Eine strukturierte Einarbeitungsphase sowie echter Freiraum, eigene Ideen im Office-Alltag umzusetzen

• Wohlfühlatmosphäre

Ein moderner Arbeitsplatz, kostenfreie Getränke, frisches Obst und eine voll ausgestattete Büroküche für entspannte Pausen