Team-Assistenz und Office Management (m/w/d)

Einleitung

Wir sind ein spezialisierter Dienstleister im Finanzbereich (Asset Based Finance) mit Zugang zu einem großen Netzwerk im Finanzmarkt und zu Vertretern der nationalen und europäischen Politik, Aufsichtsbehörden und der Realwirtschaft.

Zu unseren Aufgaben gehören vor allem das Marketing und die Öffentlichkeitsarbeit für Verbriefungen und Asset Based Finance Instrumente, die Förderung von Qualitätsstandards und die Durchführung von Trainings, Workshops und Tagungen sowie die Ausrichtung des jährlichen TSI Congress als größtem Finanzkongress in Berlin.

Aufgaben

• Team-Assistenz zur Unterstützung des Teams im Büroalltag, bei Einkauf & Beschaffung sowie bei internen und externen Besprechungsterminen und sämtlicher Logistik rund ums Büro
• Office Management mit allen anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben, Sitzungsmanagement, AnsprechpartnerIn für Facility Management und externe Dienstleister
• Terminmanagement für die Geschäftsführung
• Reisemanagement bei In- und Auslandsreisen für die Geschäftsführung und Teammitglieder
• Erstellung von Geschäftskorrespondenz und von Vorlagen & Unterlagen
• Übernahme von personalrelevanten Aufgaben, Administration der Urlaubs- und Anwesenheitsdatei, Bewerbermanagement, etc.
• Begleitung von IT-Themen mit externen Dienstleistern für die Büro- und Veranstaltungstechnik sowie für Hard- und Software

Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder anderweitige Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position. Idealerweise haben Sie Erfahrung und Freude an der Arbeit in einem kleinen und dynamischen Unternehmen mit vielfältigen Tätigkeiten einschließlich Kundenkontakt.
• Ein fundiertes Verständnis von betrieblichen Abläufen, sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie ein offener Umgang mit anderen IT-Anwendungen sind für Sie selbstverständlich.
• Teamfähigkeit ist für Sie gelebte Praxis, freundlicher und offener Umgang im Dialog mit allen internen und externen Ansprechpartner und Kunden in Verbindung mit Kompromissfähigkeit und Durchsetzungskraft zeichnen Sie aus.
• Sie begeistern sich für neue Medien und Digitalisierung und möchten gemeinsam mit uns Prozesse laufend weiterentwickeln, modernisieren und optimieren.
• Sie sind sehr gut organisiert, es gewohnt selbstständig und verantwortungsvoll zu arbeiten und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick.
• Sie schätzen die tägliche Präsenz vor Ort und den persönlichen Austausch mit dem Team. Sie haben Freude an abwechslungsreichen Aufgaben, packen gerne mit an und bringen mit Ihrer positiven und dynamischen Art Energie in den Arbeitsalltag.
• Sie verfügen über sehr gute und stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprache von Vorteil.

Wir bieten

• Ein breites, anspruchsvolles Aufgabenfeld mit hoher Eigenverantwortung
• Ein kollegiales Umfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Attraktive Vergütung inklusive Benefits wie Jobticket oder Fahrrad-Leasing
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr + Weihnachten und Silvester frei

Weitere Informationen

- Büropräsenz (4-5 Tage/Woche) - Wir freuen uns über die Zusendung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) im PDF-Format, Ihre Gehaltsvorstellungen und – bei Teilzeit – die gewünschte Stundenanzahl per E-Mail an [email protected]. - Britta Volavšek - Tel. +49 69 2992 17 18