Specjalistka / Specjalista ds. Obsługi Sekretariatu i Dyrekcji

Ipk Sp. z o.o. Zobacz wszystkie oferty

Gdynia

1 miesiąc temu

W skrócie

Role: Specjalistka / Specjalistka ds. Obsługi Sekretariatu i Dyrekcji. Responsibilities: managing secretariat, correspondence, calls, guest reception, information flow, document handling, scheduling, travel arrangements. Requirements: English language. Location: Gdynia.

Słowa kluczowe

secretariat management correspondence handling scheduling document management travel arrangements english language

Skrót przygotowany przez AI na podstawie treści ogłoszenia.

samodzielna organizacja bieżącego funkcjonowania Sekretariatu; obsługa korespondencji, telefonów i kontaktów osobistych, w tym przyjmowanie gości Dyrekcji i instytucji; zapewnienie sprawnego przepływu informacji między Dyrekcją, Zespołem i podmiotami zewnętrznymi; prowadzenie obiegu, rejestrów i ewidencji dokumentów, monitorowanie terminów oraz przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji, zgodnie z procedurami instytucji; prowadzenie kalendarza Dyrekcji, organizacja spotkań i monitorowanie realizacji ustaleń; przygotowywanie dokumentów, notatek, protokołów, zaproszeń i korespondencji, w tym redagowanie i korekta tekstów; organizacja podróży, rezerwacji oraz spotkań Dyrekcji i gości, w tym gości VIP; współpraca z działami instytucji w zakresie spraw Sekretariatu; zachowanie poufności i właściwe zabezpieczanie dokumentów oraz danych; dbanie o wysoki standard organizacji pracy, komunikacji i reprezentowania instytucji;. samodzielna organizacja bieżącego funkcjonowania Sekretariatu; obsługa korespondencji, telefonów i kontaktów osobistych, w tym przyjmowanie gości Dyrekcji i instytucji; zapewnienie sprawnego przepływu informacji między Dyrekcją, Zespołem i podmiotami zewnętrznymi; prowadzenie obiegu, rejestrów i ewidencji dokumentów, monitorowanie terminów oraz przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji, zgodnie z procedurami instytucji; prowadzenie kalendarza Dyrekcji, organizacja spotkań i monitorowanie realizacji ustaleń; przygotowywanie dokumentów, notatek, protokołów, zaproszeń i korespondencji, w tym redagowanie i korekta tekstów; organizacja podróży, rezerwacji oraz spotkań Dyrekcji i gości, w tym gości VIP; współpraca z działami instytucji w zakresie spraw Sekretariatu; zachowanie poufności i właściwe zabezpieczanie dokumentów oraz danych; dbanie o wysoki standard organizacji pracy, komunikacji i reprezentowania instytucji; znajomość języka angielskiego, Atutem będzie, doświadczenie w instytucji kultury lub publicznej oraz znajomość EZD, BIP, CRU