Specjalista / Specjalistka ds. administracji

Specjalista / Specjalistka ds. administracji

Twój zakres obowiązków Kompleksowa obsługa administracyjna biura i bieżące wsparcie organizacji. Koordynowanie obiegu dokumentów, korespondencji oraz informacji pomiędzy działami firmy. Obsługa firmowej skrzynki e-mail, połączeń telefonicznych oraz współpraca z firmami kurierskimi i operatorem pocztowym. Weryfikacja, ewidencjonowanie i koordynowanie obiegu faktur oraz monitorowanie statusu płatności. Wyjaśnianie niezgodności dotyczących faktur i dokumentów kosztowych. Prowadzenie dokumentacji oraz nadzór nad umowami, w tym monitorowanie terminów ich obowiązywania. Kompleksowa obsługa floty samochodowej, w tym współpraca z leasingodawcami, serwisami i dostawcami usług flotowych. Przygotowywanie, wydawanie i ewidencjonowanie przepustek, identyfikatorów oraz kart dostępu. Bieżąca współpraca z firmą ochroniarską w zakresie spraw administracyjnych. Organizacja i obsługa spotkań służbowych, przygotowywanie sal konferencyjnych oraz koordynacja wizyt gości. Organizacja podróży służbowych, noclegów, transportu i innych usług wspierających działalność firmy. Koordynowanie wysyłek krajowych i zagranicznych oraz obsługa przesyłek przychodzących. Organizacja wydarzeń firmowych, spotkań biznesowych i usług cateringowych. Przygotowywanie raportów, zestawień i dokumentacji na potrzeby przełożonych. Współpraca z dostawcami usług oraz innymi działami firmy w zakresie realizowanych procesów administracyjnych. Realizacja bieżących zadań administracyjnych wynikających z potrzeb organizacji i poleceń przełożonego. Nasze wymagania Bardzo dobrej organizacji pracy i umiejętności ustalania priorytetów. Samodzielności, odpowiedzialności i terminowości. Dokładności oraz dbałości o prawidłowy obieg i kompletność dokumentacji. Umiejętności koordynowania kilku procesów jednocześnie. Komunikatywności i umiejętności współpracy z różnymi działami oraz podmiotami zewnętrznymi. Dyskrecji i odpowiedzialnego podejścia do informacji oraz dokumentów służbowych. Dobrej znajomości pakietu MS Office / Google Workspace. Doświadczenie na podobnym stanowisku będzie dodatkowym atutem. To oferujemy Stabilne zatrudnienie w rozwijającej się organizacji. Koleżeńską atmosferę w pracy Możliwość zdobywania i rozwijania doświadczenia w obszarze administracji. Współpracę z różnymi działami firmy i zewnętrznymi dostawcami Możliwość korzystania z grupowego ubezpieczenia na życie Prywatny pakiet medyczny LUX MED Aplikuj