Projektassistenz (m/w/d) Bau-/Immobilienprojekte – OrT Gruppe

Wer wir sind

Wir entwickeln nicht nur Immobilien – wir gestalten Stadt. Als OrT Group denken wir Projekte vom Ort her, aus der Geschichte, aus dem Miteinander, aus der Verantwortung. Unser Anspruch: Räume zu schaffen, die das Leben bereichern – für Menschen, für Gemeinschaften, für morgen.

Wir sind ein unabhängiges, inhabergeführtes Unternehmen mit Sitz in München und Frankfurt am Main. Unser interdisziplinäres Team entwickelt besondere Wohn- und Gewerbeprojekte mit Haltung – von der ersten Idee über die Umsetzung bis zur Vermietung. Ohne Investorenlogik. Dafür mit Mut, Präzision und sozialem Anspruch.

Stellenbeschreibung Projektassistenz

• Projektorganisation & Meeting-Management
• Budget-/ Rechnungsprozesse
• Reporting & Kommunikation über Projekte hinweg
• Projektdokumentation und kleinere Teilaufgaben

Wir suchen eine Projektassistenz, die unsere Projektteams im Tagesgeschäft spürbar entlastet und dafür sorgt, dass Termine, To-dos, Rechnungen, Freigaben und Dokumentationen verlässlich laufen – in laufenden Projekten ebenso wie bei Projekten im Akquisitionsprozess. Die Rolle ist dauerhaft als Projektassistenz angelegt – mit einem hohen Maß an Struktur, Verbindlichkeit und Eigenverantwortung in den eigenen Themen.

Worum es in der Rolle konkret geht

Projektorganisation & Meeting-Management

• Unterstützung des Projektteams bei laufenden Projekten sowie im Akquisitionsprozess
• Teilnahme an Projektmeetings (intern sowie mit externen Planern) inkl. Vor- und Nachbereitung
• Protokollierung von Terminen/Meetings inkl. Entscheidungen, Aufgaben und Fristen
• Konsequente Nachverfolgung der Aufgabenerledigung (To-do-Tracking, Erinnern, Statuspflege)
• Terminkoordination mit dem Projektteam und externen Beteiligten

Budget-/Rechnungsprozesse

• Unterstützung bei der Pflege von Budget-Kontroll-Systemen
• Unterstützung bei Rechnungsprüfungen (Plausibilität, Zuordnung, Formalien)
• Nachhalten von Freigabeprozessen inkl. Statusübersicht und „dranbleiben“, wenn Freigaben ausstehen

Reporting & Kommunikation

• Zusammentragen relevanter Projektinformationen
• Strukturierte Aufbereitung und Erstellung von Reportings
• Abstimmung der Inhalte mit den Projektteams, damit das Reporting vollständig und konsistent ist

Projektdokumentation & kleinere Teilaufgaben

• Nachhalten fehlender Unterlagen, Vollständigkeitschecks, strukturierte Ablage
• Eigenverantwortliche Bearbeitung kleiner, klar abgegrenzter Aufgabenpakete/Teilprojekte

Anforderungen (Kurzprofil):

• Ausbildung/Studium: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Immobilienwirtschaft) oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Erfahrung in Assistenz-/Koordinationsrollen (Projektassistenz, Teamassistenz o. ä.), idealerweise im Projektumfeld
• Fachliches Verständnis: Sehr gute Organisationsfähigkeit: Protokolle, Terminsteuerung, To-do-Listen, Nachverfolgung
• Tools: Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; routiniert in digitalen Kollaborationstools (z. B. MS Teams); Erfahrung mit

Rechnungsprozessen von Vorteil, alternativ Bereitschaft zur schnellen Einarbeitung.

• Arbeitsweise/Soft Skills: Hohe Struktur- und Organisationsstärke, Verbindlichkeit, Eigenverantwortung, Diskretion; ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit internen/externen Stakeholdern. „Dranbleiben“ ist für Sie selbstverständlich.
• Sprachen: Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil.

Wir bieten

• Langfristige Rolle mit klarer Verantwortung und hoher Eigenständigkeit
• Spannende Projekte mit Anspruch und Haltung
• Kurze Wege, direkte Zusammenarbeit mit Entscheidungsträgern
• Moderne Tools und strukturierte Arbeitsweise
• Standort München, interdisziplinäres Team

Klingt nach einem OrT für Sie?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf, relevanten Zeugnissen, Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin an: [email protected]

Oder rufen Sie uns an, wenn Sie zunächst einfach mehr erfahren möchten: +172 211 77 66 / Sonja Teichner

OrT Group – Räume mit Verantwortung. Mehr über uns: https://www.ort.ag/