Project Manager Event Marketing (m/w/d)

Einleitung

Über Wilkenwerk

Wilkenwerk ist eine Agentur für Event Marketing Agentur..

Wir gestalten Echtzeit: Momente, in denen Marken und Menschen wirklich aufeinandertreffen. Live, digital oder hybrid. Mit Ideen, die berühren. Mit Strukturen, die tragen. Und mit einem großartigen Team, das gemeinsam daran arbeitet, aus Begegnungen echte Erlebnisse zu machen.

Dabei geht es uns nicht nur um perfekte Abläufe oder starke Bilder. Es geht um Wirkung, Vertrauen und das Gefühl, zur richtigen Zeit am richtigen Ort etwas Relevantes zu erleben. Wir hören zu, denken mit, bringen Ordnung in Komplexität und gestalten Räume, in denen Austausch, Emotion und Marke zusammenkommen.

Wir synchronisieren, wo andere senden; mit Haltung, System, Kreativität und Freude an guter Zusammenarbeit.

Die Rolle

Für anspruchsvolle Live-Formate, Eventmarketing-Projekte und ganzheitliche Markeninszenierungen suchen wir eine:n Project Manager:in Event Marketing auf Junior-, Mid-Level- oder Senior-Level.

Je nach Erfahrungsstand übernimmst du Teilbereiche, eigenständige Projekte oder die leitende Steuerung komplexer Formate. Entscheidend ist für uns nicht nur die Anzahl deiner Berufsjahre, sondern wie du Projekte führst: strukturiert, verbindlich, lösungsorientiert und mit Gespür für Menschen, Marken und Momente.

In dieser Rolle steuerst du Projekte von der Planung bis zur Umsetzung und hältst dabei Kund:innen, Team, Dienstleister:innen, Timings, Budgets und Abläufe zusammen. Du bist eine verlässliche Schnittstelle zwischen Kund:innen, Projektteam, Kreation, Design, Produktion und externen Partner:innen.

Du erkennst, wann ein Projekt Struktur braucht, wann Entscheidungen vorbereitet werden müssen und wann es pragmatische Lösungen braucht. Je nach Level bringst du dich auch fachlich beratend ein – insbesondere in Fragen rund um Machbarkeit, Ablauf, Umsetzung, Timing und Budget.

Aufgaben

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die Projektsteuerung für Live-Formate, Events und Markeninszenierungen – je nach Erfahrungslevel unterstützend, eigenständig oder leitend.
• Du planst, koordinierst und begleitest Projekte von der ersten Abstimmung bis zur Umsetzung vor Ort.
• Du übersetzt Anforderungen in klare Timings, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte.
• Du koordinierst interne Teams aus Projektmanagement, Konzeption, Kreation, Design und Produktion.
• Du steuerst externe Dienstleister:innen, Gewerke und Partner:innen zuverlässig und lösungsorientiert.
• Du holst Angebote ein, vergleichst Leistungen, bereitest Entscheidungen vor und hältst Budgets transparent nach.
• Du erstellst und pflegst Projektpläne, Timings, Kostenübersichten, Ablaufpläne, Briefings und Statusdokumente.
• Du planst und dokumentierst interne und externe Abstimmungen, Status-Termine und Projektmeetings.
• Du unterstützt bei der Vorbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Produktionsunterlagen.
• Du erkennst Projektrisiken, offene Punkte, Change Requests und Mehraufwände frühzeitig.
• Du kommunizierst klar, verbindlich und lösungsorientiert; intern wie extern.
• Du sorgst dafür, dass Projekte sauber vorbereitet, gut abgestimmt und verlässlich umgesetzt werden.
• Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Menschen, Details und Entscheidungen gleichzeitig zusammenkommen

• Du steuerst kleinere und mittlere Projekte oder klar definierte Teilprojekte eigenständig.
• Du führst Kund:innen sicher durch Abstimmungen, Planungsprozesse und operative Entscheidungen.
• Du koordinierst Dienstleister:innen, Gewerke und interne Teams eigenverantwortlich.
• Du hältst Budgets, Timings, Abläufe und Verantwortlichkeiten aktiv zusammen.
• Du erkennst Risiken, Mehraufwände und offene Entscheidungen frühzeitig und bringst Lösungsvorschläge ein.
• Du berätst Kund:innen fachlich in Fragen rund um Ablauf, Machbarkeit, Umsetzung, Timing und Budget – in Abstimmung mit Konzeption, Kreation und Produktion.

Profil

Das bringst du mit

• Erfahrung im Event - Projektmanagement auf Agentur-, Marken- oder Unternehmensseite.
• Erfahrung oder Berührungspunkte in den Bereichen Live-Kommunikation, Eventmarketing, Brand Experience, Veranstaltungsproduktion oder integrierte Marken- und Kampagnenkommunikation.
• Ein gutes Verständnis dafür, wie aus einer Idee ein umsetzbares Erlebnis wird.
• Interesse an Marken, Zielgruppen, Erlebnisqualität und Wirkung.
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Klare, freundliche und verbindliche Kommunikation auf Augenhöhe.
• Organisationstalent, Detailgenauigkeit und Ruhe in intensiven Projektphasen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office- und Projektmanagement-Tools.

Wir wünschen uns

• Mehrjährige Erfahrung im Projektmanagement von Events, Brand Experiences, Live-Kommunikation oder vergleichbaren Projekten.
• Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen, Markenauftritten, Corporate Events, Roadshows, Messeformaten, internen Events oder Public Events.
• Sicherheit in der Steuerung von Timings, Budgets, Ressourcen, Abläufen und Dienstleister:innen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kreation, Design, Produktion, Technik, Location, Catering, Logistik, Messebau und weiteren Gewerken.
• Die Fähigkeit, Kund:innen verbindlich zu begleiten, Erwartungen zu steuern und klare nächste Schritte herzustellen.

Idealerweise besitzt du

• Erfahrung in der Vorbereitung und Begleitung von Kund:innenworkshops, Briefings oder Projektterminen.
• Erfahrung in der Steuerung kleinerer Projektteams oder interdisziplinärer Arbeitsgruppen.
• Erfahrung in der Umsetzung von Events vor Ort inklusive Ablaufplanung, Regieabstimmung oder Produktionskoordination.
• Ein gutes technisches Grundverständnis für Veranstaltungstechnik, Raumplanung, Set-up, Logistik und Abläufe.
• Sicherheit im Umgang mit Kostenübersichten, Angeboten, Ablaufplänen, Produktionsplänen und Briefingunterlagen.
• Die Fähigkeit, komplexe Anforderungen zugänglich zu machen und pragmatische Lösungen zu finden.
• Ein gutes Gespür für Zwischentöne, Dynamiken und Anforderungen in Kundenbeziehungen.
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Projekte mit Klarheit, Verlässlichkeit und Teamgeist umzusetzen.

Wir bieten

Was dich bei uns erwartet

• Ein motiviertes, interdisziplinäres Team aus Projektmanagement, Konzeption, Kreation, Design und Produktion, das mitdenkt, zusammenhält und Freude daran hat, gute Arbeit gemeinsam möglich zu machen.
• Ein fairer Umgang mit Arbeitszeit: Überstunden können ab der ersten Überstunde nach Absprache im Team vollständig in Zeit ausgeglichen werden.
• Viele namhafte Kund:innen, bekannte Marken und Projekte mit Tiefe und Abwechslung aus allen Disziplinen des Live Experience Designs.
• Verantwortung in der Steuerung abwechslungsreicher Live- und Brand-Experience-Projekte.
• Raum, Zusammenarbeit aktiv mitzugestalten und dein Team und die Agentur mit deinen Ideen weiterzuentwickeln.
• Eine Kultur, in der Qualität, Respekt, Wertschätzung, Neugier und Freude an Gestaltung zählen.

Weitere Informationen

Was Projektmanagement bei uns bedeutet

Projektmanagement heißt bei Wilkenwerk nicht nur koordinieren. Es bedeutet mitdenken, mittragen und möglich machen. Es bedeutet, Komplexität zu ordnen und Menschen sicher durch Prozesse zu begleiten. Es bedeutet, aus Einzelmaßnahmen konsistente Erlebnisreisen entstehen zu lassen.

Deine Bewerbung

Du hast Freude daran, Projekte zu führen, Menschen zusammenzubringen und aus guten Ideen wirksame Erlebnisse entstehen zu lassen?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung per E-Mail an: [email protected]