Office Manager / Koordynator administracyjno-operacyjny (m/k)

Typ umowy: Umowa o pracę

Wymagane doświadczenie: Bez doświadczenia

Wymiar pracy: Pełny etat

Miejsce pracy: W siedzibie firmy

Zakres obowiązków:

Nadrzędnym celem stanowiska jest zapewnienie sprawnej organizacji bieżącej pracy biura oraz pełnej koordynacji spraw administracyjnych po stronie firmy.

Do zakresu odpowiedzialności będzie należeć:

• dbanie o uporządkowany i terminowy przepływ informacji w firmie.
• porządkowanie maili, dokumentów, prowadzenie rejestrów oraz koordynacja terminów i tematów cyklicznych,
• kontakt i współpraca z zewnętrznymi partnerami firmy, w tym księgowością, kadrami, BHP, dostawcami i serwisami,
• pierwszy kontakt telefoniczny i mailowy z osobami kontaktującymi się z firmą,
• organizacja spotkań, wizyt
• przygotowywanie informacji, danych i zestawień potrzebnych zarządowi do bieżących decyzji,
• organizacja zakupów oraz kontakt z wykonawcami usług i napraw, monitorowanie ich realizacji i doprowadzanie spraw do końca,
• monitorowanie statusu spraw, terminów i tematów wymagających decyzji,
• wykonywanie dodatkowych zadań biurowych i administracyjnych wynikających z bieżących potrzeb firmy,

Wymagania:

• orientacji na zrozumienie procesów oraz funkcjonowania organizacji,
• przejęcia odpowiedzialności za powierzone sprawy i doprowadzania tematów do końca,
• bardzo dobrej organizacji pracy własnej,
• dokładności w pracy z dokumentami, danymi i terminami,
• systematyczności w pilnowaniu spraw bieżących i cyklicznych,
• komunikatywności, wysokiej kultury osobistej oraz swobody w kontakcie telefonicznym i mailowym,
• znajomości języka angielskiego na poziomie min. B1, umożliwiającej prowadzenie bieżącej korespondencji biznesowej,
• dobrej obsługi komputera, poczty e-mail i podstawowych narzędzi biurowych,
• dobrej znajomości Excela lub gotowości do szybkiego rozwijania tej umiejętności,
• sprawnego posługiwania się narzędziami AI w codziennej pracy,
• gotowości do pracy z systemem ERP lub innym systemem wspierającym obieg informacji,
• umiejętności porządkowania informacji, dokumentów i rejestrów oraz przygotowywania prostych zestawień,

Proces rekrutacji obejmuje obowiązkowe praktyczne zadanie wykonywane z wykorzystaniem AI.

Oferujemy:

• umowę o pracę na pełny etat,
• wynagrodzenie 7 000–10 000 zł brutto miesięcznie,
• samodzielną i odpowiedzialną rolę w niewielkiej firmie produkcyjnej,
• bezpośrednią współpracę z zarządem,
• krótką ścieżkę decyzyjną i realny wpływ na organizację bieżącej pracy biura,
• współpracę z zewnętrznymi partnerami w obszarach księgowości, kadr, BHP i usług specjalistycznych,
• pakiet zdrowotny TU Zdrowie,
• szkolenia wspierające rozwój na stanowisku,
• możliwość rozwijania kompetencji w obszarze administracji, ERP, raportowania, automatyzacji i narzędzi AI,
• możliwość usprawniania codziennej pracy biura, obiegu informacji i spraw administracyjnych.

Jak aplikować?

Proces rekrutacji prowadzimy przez stronę SABNER.

Aby zgłosić swoją kandydaturę:

• przejdź do formularza aplikacyjnego SABNER, korzystając z przycisku aplikowania w tym ogłoszeniu,
• zapoznaj się z opisem zadania rekrutacyjnego,
• wykonaj zadanie zgodnie z instrukcją,
• prześlij wymagane materiały przez formularz na stronie SABNER.

Wykonanie zadania rekrutacyjnego jest obowiązkowym elementem procesu. Samo przesłanie CV przez OLX nie stanowi kompletnego zgłoszenia.